Moin,
auf dieser Seite zeigen wir Ihnen, warum Sie möchten, dass Ihre Buchhaltung digital abläuft!
Es lohnt sich nämlich nicht nur, weil Sie damit GOBD-konform aufbewahren, insbesondere sparen Sie durch Automatisierung Zeit, es geht viel schneller!
Wir beraten Sie dabei, Ihren Aufwand zu reduzieren: “Kassenbuch führen” / “Belege ablegen” und “Belege mit Kontoauszügen zum Steuerberater” erledigen sich heutzutage dank Schnittstellen und Automatisierung zu einem großen Teil von selbst!
Aus diesen Daten erstellen wir neben ihrer laufenden Buchhaltung üblicherweise auch eine laufend aktualisierte Liste der offenen Posten.
Wie eine digitale Buchhaltung im Einzelnen aussehen kann, stellen wir Ihnen im Folgenden ausführlich vor, zunächst kurz zu uns:
Digitale Kanzlei 2020
Wir sind von der DATEV als Digitale Kanzlei ausgezeichnet worden. Mit diesem Label zeichnet die DATEV besonders digitale Steuerkanzleien aus. Voraussetzung für den Erwerb des Labels ist eine gelebte Digitalisierung in der Praxis. Seit 2021 ist der digitale Import von Lohndaten Voraussetzung für das Label, dies machen wir allerdings außerhalb von DATEV.
Ihnen als Interessent bietet das Siegel die Möglichkeit, verschiedene Steuerberater in Ihrer Nähe anhand objektiver Maßstäbe zu vergleichen, z.B. vor einem Steuerberater-Wechsel.
Weitere Informationen zu dem Label Digitale Kanzlei finden Sie unter www.datev.de/digitaler-steuerberater.
Digitale Buchhaltung – aber sicher
Die Speicherung der digitalen Belege im DATEV-Rechenzentrum stellt sicher, dass ihren Belegen Feuer, Wasser oder ein Umzug nichts mehr anhaben können.
Alles papierlos
Richtigerweise erhalten- und produzieren Sie bald nur noch nativ-digitale Belege, das papierlose Büro rückt näher!
Und das Beste ist:
Sofort anfangen
Die Umstellung kann jederzeit beginnen
und bietet Ihnen fast nur Vorteile.
Vor- und Nachteile digitale Buchhaltung
Nachteile
Belege müssen gescannt werden
Sie müssen etwas ändern
Vorteile
Mehr Zeit für wichtige Dinge!
Die Zeit, die Sie dank der Automatisierung des Beleg-Flusses einsparen, können Sie für wichtigere Dinge nutzen.Erhöhte Verfügbarkeit
Die Belege Ihres Unternehmens sind stets für alle Beteiligten da.
Zeitnahe Qualitäts-BWA
Durch den optimierten Belegfluss können wir “zur Not” am Folgetag jeweils Ihre Buchhaltung fertig haben. Keine 40 Tage mehr warten.
Dauerhafte Verknüpfung von Buchung und Beleg
Die Qualität Ihrer Buchführung steigt, da niemals der der
Buchung zugrunde liegende Beleg außer Acht gelassen wird.Finden statt suchen!
Sie suchen einen Beleg? Kein Problem, Ihnen stehen umfassende Suchfunktionen in Unternehmen online zur Verfügung.
Datensicherheit / Backup: Ihre Daten sind niemals “weg”!
Sollte Ihren Originalen etwas Unerwartetes zustoßen (Feuer, Wasser, Umzug…), gibt es eine vollständige Sicherung im DATEV-Rechenzentrum.
GOB/GOBD konform
Die GOBD schreiben vor, dass digitale Belege im Ursprungs-
format sowie unveränderbar gespeichert werden müssen.Verteiltes Arbeiten:
Unternehmen online ermöglicht eine flexible Aufteilung der Tätigkeiten zwischen Mandant und Steuerberater. So ist es bei unserer digitalen Buchführung jederzeit spontan möglich, die Prozesse zu ändern, wenn Sie z.B. aufgrund von Krankheit ausfallen.
Automatisierung:
Die Digitalisierung der Buchhaltung ist Ihr Einstieg in die Automatisierung.
Einige Ideen finden Sie auf unserer Tipps & Tricks Seite, vereinbaren Sie auch gerne einen persönlichen Termin,
dann stellen wir Ihnen Ihre Möglichkeiten gerne vor.
Anforderungen an die digitale Buchhaltung
Datendrehscheibe
Unternehmen online bietet eine der sichersten Plattformen für den Austausch von Dokumenten zwischen Mandant und Steuerberater.
Wir bieten darüber hinaus eine Mandanten-Cloud auf Basis eines Nextcloud-Clients zum einfachen Austausch von Daten. Hier gibt es die Programme/Apps dazu.
Dokumentenmanagementsystem
Die GOB schreiben im Rahmen der Buchhaltung eine un-veränderbare Aufbewahrung (auch) von digitalen Belegen
vor. Dies ist ausschließlich durch ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) sichergestellt, diese Systeme kosten
jedoch häufig monatlich mehr als die Buchführung.
DATEV Unternehmen online ist solches DMS in der Cloud –
wobei diese Cloud bereits seit den 60ern existiert und
DATEV Rechenzentrum heißt.
Auswertungen
Ihre gesamten Auswertungen sowohl der Lohnbuchhaltung als auch aus dem Rechnungswesen stehen jederzeit in Unternehmen online für Sie zum Abruf bereit.
Sämtliche Informationen sind dort dauerhaft gespeichert.
Digitale Buchhaltung in der Praxis:
Sparen Sie persönliche Zeit
Es lohnt sich auch für Sie! Bereits im Juli 2013 hat die EU ein Gesetz erlassen, um die Verwaltung zu digitalisieren. Damals wurde auf durchgeführte Studien verwiesen, die Einsparungen bis zu 80% prognostizierten (Leitfaden Elektronische Rechnung, S.10).
Seitdem haben sich die digitalen Systeme stetig weiterentwickelt. Analog ist noch genauso effizient wie früher, ggf. aber teurer, der mögliche Effizienz-Gewinn sollte sich inzwischen noch erhöht haben. Die Anzahl der Anbieter von Tools für online Prozesse wächst stetig und die Tools sind inzwischen nicht mehr die “Krücken” von früher sondern voll integrierte, echte Hilfen, wie die automatische Terminbuchung.
Beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse. Auf dieser Grundlage können wir dann Ihre Workflow-Prozesse optimieren. Insbesondere die Nutzung von Schnittstellen hilft Ihnen dabei, viel Zeit zu sparen.
Aber auch so einfache Änderungen wie der Aufbau einer Rechnungsnummer können helfen: Unsere Empfehlung für einen effektiven Aufbau ist „JJJJxxxx“ also bswp. 20201234. So ist sichergestellt, dass immer die ganze Nummer verwendet- und erkannt wird.
Außerdem empfehlen wir, eine “Rechnung@-” E-Mail Adresse einzurichten, um eingehende Rechnungen für Ihre digitale Buchführung einfach weiterverarbeiten zu können.
