DATEV Label Digitale Kanzlei 2020

Moin,

„digitale Buchhaltung“ bedeutet für uns die Automatisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse.

Wie dies im Einzelnen aussehen kann,
stellen wir Ihnen hier vor.

Digitale Kanzlei 2020

Wir sind von der DATEV als Digitale Kanzlei 2020 ausgezeichnet worden. Mit diesem Label zeichnet DATEV besonders digitale Steuerkanzleien aus. Voraussetzung für den Erwerb des Labels ist eine gelebte Digitalisierung in der Praxis.

Ihnen als Mandanten oder angehenden Mitarbeiter bietet das Siegel die Möglichkeit, verschiedene Steuerberater in Ihrer Nähe anhand objektiver Maßstäbe zu vergleichen, z.B. vor einem Steuerberater-Wechsel.

Weitere Informationen zu dem Label Digitale Kanzlei 2020 finden Sie unter www.datev.de/digitaler-steuerberater.

Jetzt ist der richtige Moment
Wir sind DATEV digitale Kanzlei 2020

Digitale Buchhaltung – aber sicher

Dank der Digitalisierung Ihrer Buchführung mit Speicherung der Daten im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg ist sichergestellt,
dass Feuer, Wasser oder Umzug Ihren Belegen nichts mehr anhaben können.

Alles papierlos

Richtigerweise erhalten- und produzieren Sie bald nur noch nativ-digitale Belege, das papierlose Büro rückt näher!
Und das Beste ist:

Sofort anfangen

Die Umstellung kann jederzeit beginnen
und bietet Ihnen fast nur Vorteile.

Nein!

Solange Sie nur Papierbelege haben und keinerlei Rechnung digital erhalten, zwingt Sie niemand, Ihre Buchhaltung „digital“ zu machen.

Die GOBD verpflichten Sie dazu, Belege im Ursprungsformat aufzubewahren, damit haben Sie eine rechtliche Pflicht, viel wichtiger ist aber:

Sie MÖCHTEN eine digitale Buchhaltung! Sie sparen dadurch Zeit und Nerven.

Auf der Seite Tipps und Tricks haben wir ein paar quick-wins aufgeführt, die schnell verdeutlichen, wo und wie Sie Workflows vereinfachen können.

Nichts!

Im Gegenteil: Mittelfristig werden die Kosten einer digitalen Buchhaltung zumindest stabil halten, je nach Geschäftsmodell sogar sinken.

Kurzfristig sind die Kosten von analoger und digitaler Buchhaltung in etwa gleich.

Das Ergebnis der digitalen Variante ist aber ein grundlegend anderes:

Die digitale Buchhaltung liefert bedeutend bessere – vor allem rechtssichere Aufzeichnungen.

Buchhaltung kann auch Spaß machen!

Wir helfen Ihnen aktiv bei den Schritten, die notwendig sind, um Spaß am digitalen Arbeiten zu haben. Eine sauber eingerichtete digitale Buchhaltung vereinfacht und verkürzt Ihre Arbeit bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität. Voraussetzung für eine voll-integrierte digitale Buchführung ist stets die Nutzung von DATEV Unternehmen online.

Wir zeigen Ihnen gerne das „best practice“ – entweder vor Ort bei Ihnen oder via Fernbetreuung und sind stets ihr erster Ansprechpartner.

Auch für Ihren Verein oder Ihre über Deutschland verteilte Gesellschaft ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online erste Wahl: Dank individuellem Rechte-System können wir allen berechtigten Personen individuell digitalen Zugang zu den für sie notwendigen Informationen einräumen.

Nichts!

Die Belege werden bei uns in der Steuerkanzlei in Norden grundsätzlich digital gebucht – im Zweifel scannen wir sie dazu vorher ein.

Sie sollten aber ein Interesse daran haben, etwas zu ändern: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Belege von vornherein digital kommen! So die Weiterverarbeitung automatisiert erfolgen und Sie sparen Zeit.

Mit dem automatisierten Bereitstellen der Unterlagen haben Sie bereits alles „für den Steuerberater“ erledigt.

Ab da können wir übernehmen.

Termin aussuchen

Schnittstellen sorgen dafür, dass sich zwei Systeme unmittelbar „unterhalten“ können.

So ist sichergestellt, dass Sachverhalte immer gleich behandelt werden und dass die Daten immer sofort zur Verfügung stehen.

Auch als digitaler Steuerberater sind wir persönlich für Sie da!

Sie brauchen nur keine Pendelordner mehr mitzubringen.

Unser Steuerbüro in Norden, im Herzen Ostfrieslands, ist werktags zumindest von 8-13 und 14-17:15 Uhr besetzt.

Termine sind immer kurzfristig möglich, da für die Beratung neben unserem qualifizierten Personal insgesamt drei Berufsträger zur Verfügung stehen. Wir arbeiten auch am Wochenende.

Wenn Sie mehr über uns und unsere Philosophie erfahren möchten, klicken Sie hier

Nein!

Unternehmen online ist browserbasiert, läuft also auf jedem internetfähigen PC.

Weitere Software benötigen Sie nicht.

Ja, sonst erfüllt es nicht die Anforderung, die über allem steht: Weniger Zeitaufwand für Sie.

Dies muss aber nicht von heute auf Morgen passieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen sinnvollen Übergang bewältigen.

Egal in welcher Form der Beleg bei Ihnen eingeht (Papier oder digital) – die Weiterverarbeitung findet grundsätzlich digital statt.

Achtung: Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sind die Ursprungsbelege in Papierform weiterhin maßgeblich und mithin aufzubewahren.

Wir zeigen Ihnen den geraden Weg zur digitalen Buchhaltung

Vor- und Nachteile digitale Buchhaltung

Nachteile

  • Belege müssen gescannt werden

  • Sie müssen etwas ändern

Vorteile

  • Mehr Zeit für wichtige Dinge!
    Die Zeit, die Sie dank der Automatisierung des Beleg-Flusses einsparen, können Sie für wichtigere Dinge nutzen.

  • Erhöhte Verfügbarkeit

    Die Belege Ihres Unternehmens sind stets für alle Beteiligten da.

  • Zeitnahe Qualitäts-BWA

    Durch den optimierten Belegfluss können wir „zur Not“ am Folgetag jeweils Ihre Buchhaltung fertig haben. Keine 40 Tage mehr warten.

  • Dauerhafte Verknüpfung von Buchung und Beleg

    Die Qualität Ihrer Buchführung steigt, da niemals der der
    Buchung zugrunde liegende Beleg außer Acht gelassen wird.

  • Finden statt suchen!

    Sie suchen einen Beleg? Kein Problem, Ihnen stehen umfassende Suchfunktionen in Unternehmen online zur Verfügung.

  • Datensicherheit / Backup: Ihre Daten sind niemals „weg“!

    Sollte Ihren Originalen etwas Unerwartetes zustoßen (Feuer, Wasser, Umzug…), gibt es eine vollständige Sicherung im DATEV-Rechenzentrum.

  • GOB/GOBD konform.

    Die GOBD schreiben vor, dass digitale Belege im Ursprungsformat sowie unveränderbar gespeichert werden müssen.

  • Verteiltes Arbeiten:

    Unternehmen online ermöglicht eine flexible Aufteilung der Tätigkeiten zwischen Mandant und Steuerberater. So ist es bei unserer digitalen Buchführung jederzeit spontan möglich, die Prozesse zu ändern, z.B. bei Krankheit.

  • Automatisierung:

    Die Digitalisierung der Buchhaltung ist Ihr Einstieg in die Automatisierung.

    Einige Ideen finden Sie auf unserer Tipps & Tricks Seite, vereinbaren Sie auch gerne einen persönlichen Termin, dann stellen wir Ihnen die Möglichkeiten gerne vor.

Ja, ich möchte digital durchstarten!

Anforderungen an die digitale Buchhaltung

  • Datendrehscheibe

    Unternehmen online bietet eine der sichersten Plattformen für den Austausch von Dokumenten zwischen Mandant und Steuerberater.
    Wir bieten darüber hinaus eine Mandanten-Cloud auf Basis eines Nextcloud-Clients zum einfachen Austausch von Daten. Hier gibt es die Programme/Apps dazu.

  • Dokumentenmanagementsystem

    Die GOB schreiben im Rahmen der Buchhaltung eine un-veränderbare Aufbewahrung (auch) von digitalen Belegen
    vor. Dies ist ausschließlich durch ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) sichergestellt, diese Systeme kosten
    jedoch häufig monatlich mehr als die Buchführung.
    DATEV Unternehmen online ist solches DMS in der Cloud –
    wobei diese Cloud bereits seit den 60ern existiert und
    DATEV Rechenzentrum heißt.

  • Auswertungen

    Ihre gesamten Auswertungen sowohl der Lohnbuchhaltung als auch aus dem Rechnungswesen stehen jederzeit in Unternehmen online für Sie zum Abruf bereit.

    Sämtliche Informationen sind dort dauerhaft gespeichert.

Digitale Buchhaltung in der Praxis:

DATEV_Mitglied

Digitale Buchhaltung startet immer mit dem digitalen Bereitstellen aller Belege.

In der Praxis bedeutet das zunächst: Einscannen der eingehenden Papier-Belege.

Das Einscannen können wir im Rahmen der Buchhaltung gerne übernehmen. Der Eingang an Papier Belegen sollte kurzfristig deutlich weniger werden, mittelfristig entfällt das Scannen fast vollständig.

Mehr nicht?

Nein, mehr müssen Sie nicht machen, um die Grundlagen für ihre digitale Qualitäts-Buchhaltung zu legen. Die digitalen Belege schicken Sie an Ihr Unternehmen online, Ihre Bank und ggf. Paypal-Konten importieren wir direkt, ohne dass Sie nach dem ersten Zustimmen damit noch etwas zu tun hätten, Ihre Kasse führen Sie rechtssicher(!) direkt in Unternehmen online, von dort können wir sie (fast) ohne Ihr Zutun abrufen.

Papier-Rechnungen

Bei Eingang einer Papier-Rechnung bitten Sie künftig Ihren Lieferanten, Ihnen digitale Rechnungen (Siehe GOB) zu schicken. Inzwischen dürften sich die Meisten über diese Bitte freuen!

Wenn Sie kein Papier mehr erhalten, müssen Sie es auch nicht mehr 10 Jahre aufbewahren!

Wenn es für Sie betriebsintern notwendig ist, drucken sie die Rechnung aus, in Outlook geht das per Regel.

Automatisierung

Die Ablage der digitalen Rechnungen lässt sich leicht automatisieren. Schon die gesteigerte Schärfe bei nativen PDFs sorgt für eine deutliche Verbesserung der OCR, es werden mehr Daten vom System erkannt und vorbelegt, weniger Arbeit für Sie und uns.
Wenn noch ein Datensatz mit der Rechnung verbunden ist, werden sogar gleich die korrekten Daten eingelesen und vorbelegt!

ZUGFeRD

Besser wäre an dieser Stelle ein strukturierter Datensatz als (Teil der) Rechnung! So wäre stets sichergestellt, dass die korrekten Metadaten zu den jeweiligen Rechnung ins System eingehen. Unternehmen online kann Rechnungen im Format ZUGFeRD verarbeiten.

Vollständige Datenbasis

Wir buchen Ihre digitale Buchführung in dieser Variante wie einen Bilanzierer, also mit Forderungen und Verbindlichkeiten.
So wird der Zahlungsfluss von den Leistungsdaten entkoppelt und gesondert auswertbar. Sie erhalten damit automatisch (ohne Nachfrage):

  • einen Abgleich Ihrer offenen Posten (Überwachung der Fälligkeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • eine aussagekräftige Qualitäts-BWA auf Grundlage Ihrer Leistungen
  • auf Wunsch diverse weitere Auswertungen wie den neuen
    Controlling- Report

Mahnwesen

Da alle notwendigen Daten vorhanden sind, können wir außerdem Ihr Mahnwesen ohne Mehrkosten für Sie übernehmen – natürlich in enger Absprache mit Ihnen.

So könnten wir Ihnen z.B. monatlich eine Liste mit Mahnvorschlägen zur Verfügung stellen; Sie entscheiden dann, welche abgeschickt werden sollen.
Dank anwaltlicher Zulassung dürfen wir Sie auch in rechtlichen Angelegenheiten individuell beraten und vertreten.

Daten für alle Berechtigten

Die Informationen stehen in der Cloud bestmöglich gesichert jedem zur Verfügung, der die entsprechenden Rechte hat – dank Smartlogin reicht ein Handy für den sicheren Zugang aus. Die Einrichtung dauert keine 10 Minuten.

Sie stellen die Belege digital zur Verfügung wie bei Variante 1, nur ordnen Sie die digitalen Belege anschließend in Unternehmen online den entsprechenden Umsätzen auf Ihrem Konto zu, die Bankdaten werden hierbei automatisch eingelesen.
Dies ist die 2020er Variante von dem sehr effektiven System „Beleg hinter den Konto-Auszug“. DATEV Unternehmen online unterstützt Sie hierbei, indem die meisten Belege bereits automatisch zugeordnet werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre offenen Posten direkt im Programm zu überwachen sowie Zahlungen unmittelbar vom digitalen Beleg kommend auszuführen.

Immer vollständig

In dieser Variante der digitalen Buchhaltung ist sichergestellt, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Zahlen hinreichend belegt sind. So kommt es kaum zu zeitaufwändigen Nachfragen.

Nachteile

Nachteile dieser Variante sind:
1. Vorsteuer zu spät
Die Vorsteuer wird erst zum Zeitpunkt der Bezahlung der Rechnung gezogen. Rechtlich zulässig wäre dies häufig schon vorher, es reichen Rechnung + Leistung.

2. Vermischte Daten

Die Zahlungsmoral von Ihnen und Ihren Kunden beeinflusst Ihre betrieblichen Daten. Dies sind eigentlich zwei gesonderte Informationen, hier werden sie vermischt. Genauere Zahlen gibt es, wenn Ihre Rechnung zum Rechnungsdatum erfasst wird und anschließend die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet wird.

Dadurch erst kann z.B. die Zahlungsmoral automatisch ausgewertet werden und es kann auch bei einer Einnahmenüberschuss-Rechnung eine Aussage zu dem laufenden Wert der offenen Rechnungen getroffen werden.

Sparen Sie persönliche Zeit

Mehr Zeit für den Strand

Es lohnt sich auch für Sie! Bereits im Juli 2013 hat die EU ein Gesetz erlassen, um die Verwaltung zu digitalisieren. Damals wurde auf durchgeführte Studien verwiesen, die Einsparungen bis zu 80% prognostizierten (Leitfaden Elektronische Rechnung, S.10).

Inzwischen sind einige Jahre vergangen. In dieser Zeit haben sich die digitalen Systeme stetig weiterentwickelt. Da analog noch genauso effizient ist wie früher, ggf. aber teurer, hat sich der mögliche Effizienz-Gewinn inzwischen noch erhöht. Die Anzahl der Anbieter von Tools für online Prozesse wächst stetig und die Tools sind inzwischen nicht mehr die „Krücken“ von früher sondern voll integrierte echte Hilfen, wie die automatische Terminbuchung.

Beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse. Auf dieser Grundlage können wir dann Ihre Workflow-Prozesse optimieren. Insbesondere die Nutzung von Schnittstellen hilft Ihnen dabei, viel Zeit zu sparen. Aber auch so einfache Änderungen wie der Aufbau einer Rechnungsnummer können helfen:

Unsere Empfehlung für einen effektiven Aufbau ist „JJJJxxxx“ also bswp. 20201234. So ist sichergestellt, dass immer die ganze Nummer verwendet- und erkannt wird.
Außerdem sollten Sie eine „Rechnung@-“ E-Mail Adresse einrichten, um eigehende Rechnungen für Ihre digitale Buchführung einfach weiterverarbeitet werden können.

  • Schnittstellen
    • DATEV connect: Im Idealfall hat Ihre Software eine DATEV-connect-Schnittstelle. Diese ermöglicht es Ihrer Software, direkt mit Unternehmen online zu kommunizieren.
    • Kassenarchiv: Das DATEV Kassenarchiv sorgt für eine vollautomatische Abwicklung Ihrer Kassenbuchungen
    • ASCI: Wenn Ihre Software einen Export kann, können wir diesen auch importieren
    • Sevdesk / Lexoffice: Sevdesk und Lexware Lexoffice Daten können wir unter Verwendung der connect Schnittstelle problemlos in unsere Systeme übernehmen, wir haben für beide Systeme einen Steuerberater-Zugang.
  • Digitale Ausgangsrechnung: Die Bundesbehörden akzeptieren bereits ab Herbst 2020 nur noch digitale Rechnungen im Format xRechnung. Wir helfen ihnen bei der Umsetzung der Anforderungen.
  • Arbeitnehmer Online: Auch im Lohn lässt sich vieles vereinfachen, z.B. kann das Verteilen der Lohnabrechnungen ohne Zusatzkosten entfallen! Wir ersetzen es durch Arbeitnehmer online. Ein Fortschritt für alle Beteiligten.
  • Außerdem nehmen wir an der Pilotphase zur neuen Lohn-Vorerfassung teil, die es unseren Mandanten ermöglicht, komfortabel selber die Lohndaten zu erfassen. So werden Fehler bei der Übertragung minimiert und gleichzeitig Kosten gespart.
  • Auftragswesen: Teil von Unternehmen online ist auch das Auftragswesen, sollten Sie noch keine GOB konforme Möglichkeit besitzen, Rechnungen zu schreiben und zu speichern, kann dies eine Möglichkeit sein. Link
  • DATEV-Marktplatz: Über den DATEV Marktplatz finden Sie Anwendungen aus Ihrer Branche, die sich durch eine besonders gute Zusammenarbeit mit den DATEV-Systemen auszeichnen.