Wir erfüllen die Voraussetzungen der digitalen Kanzlei 2020

Digitale Buchführung- ist nicht schwer

Richtig eingerichtet bedeutet eine digitale Buchhaltung in der Praxis für Sie deutlich weniger Arbeit als eine analoge! Sollten Sie das anders empfinden, buchen Sie bitte umgehend einen kurzen Beratungstermin, wir zeigen Ihnen, was Sie verändern können.

Kostenlos kontaktlos Kennenlernen

Schnittstellen nutzen

Viele Ihrer jetzigen Tätigkeiten im Rahmen der Buchhaltung lassen sich durch die Nutzung von Schnittstellen automatisieren.

-> Für Ihr Unternehmen bedeuten Schnittstellen:

1x einrichten, langfristig profitieren – und damit keine Arbeit mehr „für den Steuerberater in Norden“ – solange es läuft. Wenn nicht, rufen Sie an, wir sagen Ihnen, wie es weiter geht oder machen eine Fernbetreuung online.

Nicht zuletzt brauchen Sie Ihre Buchhaltungs-Belege nur noch ein einziges Mal ihrem Steuerberater zu übermitteln – anschließend können diese sofort endgültig ins Archiv!

Die größte Hürde ist die Gewohnheit

…dabei müssen Sie an ihren Prozessen erst einmal nichts ändern, es fallen nur regelmäßige Tätigkeiten weg!

„Belege zum Steuerberater bringen“
gehört ebenso der Vergangenheit an wie
„Unterlagen für den Steuerberater ausdrucken“.

Als digitaler Steuerberater sorgen wir für eine medienbruch-freie Kommunikation aber auch insbesondere für einen gemeinsamen Datenbestand – auf dass keine Arbeit mehr doppelt gemacht werden muss.

Wenn Sie es wünschen, besteht sogar die Möglichkeit, Papier-Belege nach einem Jahr komplett zu vernichten.

Digitale Buchhaltung – aber sicher

Dank der Digitalisierung Ihrer Buchführung (inklusive abgesicherter Speicherung der digitalen Daten im DATEV-Rechenzentrum) ist sichergestellt, dass Feuer, Wasser oder Umzug Ihren Belegen nichts mehr anhaben können. Unsere papierlose digitale Buchhaltung beinhaltet stets DATEV Unternehmen online.

Alles papierlos

Richtigerweise erhalten- und produzieren Sie bald nur noch nativ-digitale Belege – und das Beste ist:

Sofort anfangen

Die Umstellung kann jederzeit beginnen
und bietet fast nur Vorteile.

Es gibt keine ausdrückliche Pflicht, die Sie zwingt, Ihre Buchhaltung „digital“ zu machen.

Sobald Sie allerdings Rechnungen digital erhalten, können Sie die GOBD ohne eine digitale Buchhaltung nicht mehr einhalten. Im Ergebnis dürfen Sie dann aus solchen Belegen keine Vorsteuer ziehen.
Da heutzutage kaum noch ein Arbeiten ohne digitale Rechnungen möglich ist, ist eine 100% saubere Buchführung kaum ohne ein digitales Konzept möglich.

Insbesondere MÖCHTEN Sie aber eine sauber aufgebaute digitale Buchhaltung, denn Sie sparen dadurch Zeit und Nerven. Auf der Seite Tipps und Tricks haben wir ein paar quick-wins aufgeführt, die schnell verdeutlichen, wo Sie Workflows vereinfachen können.

Die Kosten für eine digitale Buchhaltung entsprechen in etwa denen einer analogen Buchhaltung. Die eingesparte Zeit wird durch erhöhte Programmkosten ausgeglichen.

Das Ergebnis ist aber ein grundlegend anderes: Sie haben anschließend bedeutend bessere – vor allem rechtssichere Aufzeichnungen. Diese sind für alle Beteiligten ständig verfügbar und vor Verlust geschützt. Dank kollaborativer Tools haben Sie die Wahl selber mitzuarbeiten oder alles dem Steuerberater zu überlassen. So können Sie Ihre Gebühren für die Buchhaltung auch unter die Mittelgebühr senken. Diese ist ein guter Richtwert für unsere Kosten.
Sobald wir den Gegenstandswert kennen, können wir Ihnen ein konkretes Angebot unter Annahme der Mittelgebühr zukommen lassen. Unter diesem Link können Sie die voraussichtlichen Kosten auch selber berechnen.

Hinzu kommen etwaige Sonderleistungen, die mit den eigentlichen Aufträgen nichts zu tun haben, z.B. steuerliche Beratung, Unterstützung bei den Grundaufzeichnungen oder Vertragsgestaltung.

Buchhaltung kann auch Spaß machen!

Wir helfen Ihnen aktiv bei den Schritten, die notwendig sind, um Spaß am digitalen Arbeiten zu haben. Eine sauber eingerichtete digitale Buchhaltung vereinfacht und verkürzt Ihre Arbeit bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität Ihrer Aufzeichnungen. Voraussetzung für eine voll-integrierte digitale Buchführung ist stets die Nutzung von DATEV Unternehmen online.

Von den gesamten Funktionen von Unternehmen online müssen Sie  keine einzige nutzen – es lohnt sich aber für Sie und ist ohnehin „da“.
Dieses „Buchhaltungsprogramm“ der Genossenschaft der Steuerberater kann bereits heute die gestellten Anforderungen hervorragend erfüllen, der Bedienkomfort wurde mit der Zeit signifikant gesteigert. Mit der kommenden Version (Unternehmen online next) ab Anfang 2021 wird darüber hinaus endlich der Unternehmer als Verwender in den Fokus gerückt, damit kommen weitere Features hinzu wie die personenübergreifende Rechnungsfreigabe.

Wir zeigen Ihnen gerne das „best practice“ – entweder vor Ort bei Ihnen oder via Fernbetreuung und sind stets ihr erster Ansprechpartner.

Auch für Ihren Verein oder Ihre über Deutschland verteilte Gesellschaft ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online erste Wahl: Dank individuellem Rechte-System können wir über Unternehmen online allen berechtigten Personen individuell digitalen Zugang zu den für sie notwendigen Informationen einräumen.

So kann jeder immer das sehen, was er darf und was ihn interessiert. Bei Wechseln in der Gesellschaft werden die Rechte den neuen Personen zugewiesen und alles geht weiter wie bisher.

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass Ihre Belege vollständig digital verfügbar sind.

Anfänglich bedeutet das: Scannen (übernehmen wir im Zweifel), mittelfristig erreichen die Belege Ihr Unternehmen von vornherein digital. Dann kann die Weiterverarbeitung automatisiert erfolgen.

Für die sichere Belegablage empfehlen wir Unternehmen online, als DATEV Produkt können Sie dies jedoch nicht selber buchen. Bitten Sie Ihren Steuerberater um eine Einrichtung.

Alles weitere hängt dann von Ihren individuellen Wünschen und Vorstellungen ab, zwei grundsätzliche Varianten stellen wir Ihnen auf dieser Seite vor.

Wenn Sie möchten, haben Sie mit dem digitalen Bereitstellen der Unterlagen bereits alles „für den Steuerberater“ erledigt. Ab da können wir übernehmen.

Nachdem Ihr Beleg-Workflow vollständig automatisiert wurde, müssen Sie dementsprechend keine Unterlagen mehr für den Steuerberater zusammenstellen!!

Wir zeigen Ihnen, wie Sie dieses Ziel mit einfachen Mitteln und ohne zusätzliche laufende Kosten erreichen können:

Termin aussuchen

Schnittstellen sorgen dafür, dass Daten ohne Übertragungsfehler von einem System in ein anderes gelangen.

Sie sparen dadurch Zeit bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität.

Auch wenn wir Daten am liebsten digital austauschen, freuen wir uns immer darüber, Sie auch persönlich zu sprechen. Meisten ergeben sich aus den Gesprächen weitere Beratungsanlässe oder Hinweise auf das eine oder andere.

Unser Büro in Norden, im Herzen Ostfrieslands, ist werktags zumindest von 8-13 und 14-17:15 Uhr besetzt. Termine sind immer kurzfristig möglich, da für die Beratung neben unserem qualifizierten Personal insgesamt vier Berufsträger zur Verfügung stehen. Termine am Wochenende sind ebenfalls möglich.

Wenn Sie mehr über uns und unsere Philosophie erfahren möchten, klicken Sie hier

Nein, sie müssen keine gesonderte Software installieren, Unternehmen online ist browserbasiert, läuft also auf jedem internetfähigen PC.

Sie können für die Authentifizierung einen USB-Stick nutzen, dieser benötigt auch eine lokal installierte Software. 

Ja, sonst erfüllt es nicht die Anforderung, die über allem steht: Weniger Zeitaufwand für Sie. 

Dies muss aber nicht von heute auf Morgen passieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einen sanften Übergang schaffen. Egal in welcher Form der Beleg bei Ihnen eingeht (Papier oder digital), die Weiterverarbeitung findet in digitaler Form statt. 

Achtung: Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung sind die Ursprungsbelege in Papierform weiterhin maßgeblich und mithin aufzubewahren. 

Digitale Buchführung - jetzt aktiv werden und umstellen
DATEV Label Digitale Kanzlei 2020

Die Genossenschaft der Steuerberater, die DATEV eG, hat uns aufgrund unserer digitalen Ausrichtung das Label

Digitale Kanzlei 2020

verliehen. Mit diesem Label zeichnet DATEV besonders digitale Steuerkanzleien aus. Voraussetzung für den Erwerb des Labels ist, dass die Digitalisierung auch tatsächlich in der Praxis gelebt wird. Wir konnten „sogar“ einen Landwirte überzeugen, vollständig digital zu arbeiten. Das Siegel bietet Ihnen als Mandanten eine Möglichkeit, Steuerberater anhand objektiver Maßstäbe zu vergleichen z.B. vor einem Steuerberater-Wechsel. Weitere Informationen zu dem Label Digitale Kanzlei 2020 finden Sie unter www.datev.de/digitaler-steuerberater.

Jetzt mit der Digitalisierung starten und kurzen Termin selbst aussuchen!
Geradeaus digital

Vor- und Nachteile digitale Buchhaltung

Nachteile

  • Belege müssen gescannt werden

  • Sie müssen etwas ändern

Vorteile

  • Mehr Zeit für wichtige Dinge!
    Die Zeit, die Sie dank der Automatisierung des Beleg-Flusses einsparen, können Sie für wichtigere Dinge nutzen.

  • Erhöhte Verfügbarkeit der Belege Ihres Unternehmens für alle Beteiligten.

  • Zeitnahe Qualitäts-BWA mit individuellen und innovativen Auswertungen. Gerne nach Ihren Wünschen gestaltet.

  • Dauerhafte Verknüpfung von Buchung und Beleg.
    Dies macht in der Praxis einen gewaltigen Unterschied: Die Qualität Ihrer Buchführung steigt, da niemals der der Buchung zugrunde liegende Beleg außer Acht gelassen wird.

  • Finden statt suchen!
    Sie suchen einen Beleg? Kein Problem, Ihnen stehen umfassende Suchfunktionen in Unternehmen online zur Verfügung.

    Ab Anfang 2021 kommt eine Volltextsuche über alle Dokumente in Unternehmen online!

  • Datensicherheit bzw. Backup: Sollte Ihren Originalen etwas Unerwartetes zustoßen (Feuer, Wasser, Umzug…), gibt es eine vollständige Sicherung im DATEV-Rechenzentrum.

    Ihre Daten sind niemals „weg“!

  • GOB/GOBD konform.

    Die GOBD schreiben vor, dass digitale Belege
    im Ursprungsformat sowie unveränderbar gespeichert werden müssen.

    Diese Vorgaben können Sie nur mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu erfüllen!

    Ein solches kostet schnell mittlere dreistellige Beträge…

    pro Monat!

    Unternehmen online ist als „Cloud-DMS“ eine der günstigsten Möglichkeiten, die Belege Ihrer Buchhaltung sicher zu speichern!
    Bei uns erhalten Sie dies aktuell kostenfrei im Rahmen der digitalen Buchhaltung.

  • Verteiltes Arbeiten: Unternehmen online ermöglicht eine flexible Verteilung der Arbeit zwischen Mandant und Steuerberater. So ist es bei unserer digitalen Buchführung jederzeit möglich, die Prozesse zu ändern, z.B. bei Krankheit.

  • Die Digitalisierung der Buchhaltung ist der Einstieg in die weite Welt der Automatisierung.

    Ist diese Grundlage erst einmal gelegt, finden sich schnell weitere Prozesse in Ihrem Unternehmen, die künftig ohne Ihr Zutun fehlerfrei laufen.
    Einige Ideen finden Sie auf unserer Tipps & Tricks Seite oder vereinbaren Sie einen Termin, dann stellen wir Ihnen die Möglichkeiten gerne persönlich vor.

Ja, ich möchte etwas ändern!

Anforderungen an die digitale Buchhaltung

  • Datendrehscheibe

    Unternehmen online bietet eine der sichersten Plattformen für den Austausch von Dokumenten zwischen Mandant und Steuerberater.
    Wir bieten darüber hinaus eine Mandanten-Cloud auf Basis eines Nextcloud-Clients zum einfachen Austausch von Daten. Hier gibt es die Programme/Apps dazu.

  • Dokumentenmanagementsystem

    Die GOB schreiben im Rahmen der Buchhaltung eine un-veränderbare Aufbewahrung (auch) von digitalen Belegen
    vor. Dies ist ausschließlich durch ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) sichergestellt, diese Systeme kosten
    jedoch häufig monatlich mehr als die Buchführung.
    DATEV Unternehmen online ist solches DMS in der Cloud –
    wobei diese Cloud bereits seit den 60ern existiert und
    DATEV Rechenzentrum heißt.

  • Auswertungen

    Ihre gesamten Auswertungen sowohl der Lohnbuchhaltung als auch aus dem Rechnungswesen stehen jederzeit in Unternehmen online für Sie zum Abruf bereit.

    Dort sind sämtliche Informationen dauerhaft gespeichert.

Digitale Buchhaltung in der Praxis:

DATEV Label Digitale Kanzlei 2020

Empfohlenes Vorgehen digitale Buchhaltung I (=minimaler Aufwand für Sie)

Digitale Buchhaltung startet immer mit dem digitalen Bereitstellen aller Belege.

In der Praxis bedeutet das zunächst: Einscannen der eingehenden Papier-Belege. 

Das Einscannen können wir im Rahmen der Buchhaltung gerne übernehmen. Der Eingang an Papier Belegen sollte kurzfristig deutlich weniger werden, mittelfristig entfällt das Scannen fast vollständig. 

Mehr nicht?

Nein, mehr müssen Sie nicht machen, um die Grundlagen für ihre digitale Qualitäts-Buchhaltung zu legen. Die digitalen Belege schicken Sie an 
Ihre Bank und ggf. Paypal-Konten importieren wir direkt, ohne dass Sie nach dem ersten Zustimmen damit noch etwas zu tun hätten.

Papier-Rechnungen

Bei Eingang einer Papier-Rechnung bitten Sie künftig Ihren Lieferanten, Ihnen digitale Rechnungen (Siehe GOB) zu schicken. Inzwischen dürften sich die Meisten über diese Bitte freuen!

Automatisierung

Die Ablage der digitalen Rechnungen lässt sich leicht automatisieren. Durch die nativen PDF-Dokumente verbessert sich gleichzeitig die automatische Erkennung der Dokumenteninhalte. Eine Aufbewahrung der Papierbelege entfällt (Siehe GOB)!
Wenn es für Sie betriebsintern notwendig ist, drucken sie die Rechnung aus.

Zugferd

Besser wäre an dieser Stelle ein strukturierter Datensatz als (Teil der) Rechnung! So wäre stets sichergestellt, dass die korrekten Metadaten zu den jeweiligen Rechnung ins System eingehen. Unternehmen online kann Rechnungen im Format Zugferd verarbeiten.

Vollständige Datenbasis

Wir buchen Ihre digitale Buchführung in dieser Variante wie einen Bilanzierer, also mit Forderungen und Verbindlichkeiten. So wird der Zahlungsfluss von den Leistungsdaten entkoppelt und gesondert auswertbar.
Sie erhalten damit automatisch (ohne Nachfrage):

  • einen Abgleich Ihrer offenen Posten (Überwachung der Fälligkeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • eine aussagekräftige Qualitäts-BWA auf Grundlage Ihrer Leistungen
  • auf Wunsch diverse weitere
    Auswertungen wie den
    Controlling-Report – ohne gesonderte Berechnung

Mahnwesen

Da alle notwendigen Daten vorhanden sind, können wir außerdem Ihr Mahnwesen ohne Mehrkosten für Sie übernehmen – natürlich in enger Absprache mit Ihnen.

So könnten wir Ihnen z.B. monatlich eine Liste mit Mahnvorschlägen zur Verfügung stellen; Sie entscheiden dann, welche abgeschickt werden sollen.
Dank anwaltlicher Zulassung dürfen wir in allen rechtlichen Angelegenheiten individuell beraten und vertreten.

Daten für alle Berechtigten

Die Informationen stehen in der Cloud bestmöglich gesichert jedem zur Verfügung, der die entsprechenden Rechte hat – dank Smartlogin reicht ein Handy für den sicheren Zugang aus. Die Einrichtung dauert keine 10 Minuten.

Sie stellen die Belege digital zur Verfügung wie bei Variante 1, nur ordnen Sie die digitalen Belege anschließend in Unternehmen online den entsprechenden Umsätzen auf Ihrem Konto zu, die Bankdaten werden hierbei automatisch eingelesen.
Dies ist die 2020er Variante von dem sehr effektiven System „Beleg hinter den Konto-Auszug“. DATEV Unternehmen online unterstützt Sie hierbei, indem die meisten Belege bereits automatisch zugeordnet werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre offenen Posten direkt im Programm zu überwachen sowie Zahlungen unmittelbar vom digitalen Beleg kommend auszuführen.

Immer vollständig

In dieser Variante der digitalen Buchhaltung ist sichergestellt, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Zahlen hinreichend belegt sind. So kommt es kaum zu zeitaufwändigen Nachfragen.

Nachteile

Nachteile dieser Variante sind:
1. Vorsteuer zu spät
Die Vorsteuer wird erst zum Zeitpunkt der Bezahlung der Rechnung gezogen. Rechtlich zulässig wäre dies häufig schon vorher, es reichen Rechnung + Leistung.

2. Vermischte Daten

Die Zahlungsmoral von Ihnen und Ihren Kunden beeinflusst Ihre betrieblichen Daten. Dies sind eigentlich zwei gesonderte Informationen, hier werden sie vermischt. Genauere Zahlen gibt es, wenn Ihre Rechnung zum Rechnungsdatum erfasst wird und anschließend die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet wird.

Dadurch erst kann z.B. die Zahlungsmoral automatisch ausgewertet werden und es kann auch bei einer Einnahmenüberschuss-Rechnung eine Aussage zu dem laufenden Wert der offenen Rechnungen getroffen werden.

Sparen Sie persönliche Zeit 

Mehr Zeit für den Strand

Es lohnt sich auch für Sie! Bereits im Juli 2013 hat die EU ein Gesetz erlassen, um die Verwaltung zu digitalisieren. Damals wurde auf durchgeführte Studien verwiesen, die Einsparungen bis zu 80% prognostizierten (Leitfaden Elektronische Rechnung, S.10).

Inzwischen sind einige Jahre vergangen. In dieser Zeit haben sich die digitalen Systeme stetig weiterentwickelt. Da analog noch genauso effizient ist wie früher, ggf. aber teurer, hat sich der mögliche Effizienz-Gewinn inzwischen noch erhöht. Die Anzahl der Anbieter von Tools für online Prozesse wächst stetig und die Tools sind inzwischen nicht mehr die „Krücken“ von früher sondern voll integrierte echte Hilfen, wie die automatische Terminbuchung.

Beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse. Auf dieser Grundlage können wir dann Ihre Workflow-Prozesse optimieren. Insbesondere die Nutzung von Schnittstellen hilft Ihnen dabei, viel Zeit zu sparen. Aber auch so einfache Änderungen wie der Aufbau einer Rechnungsnummer können helfen:

Unsere Empfehlung für einen effektiven Aufbau ist „JJJJxxxx“ also bswp. 20201234. So ist sichergestellt, dass immer die ganze Nummer verwendet- und erkannt wird.
Außerdem sollten Sie eine „Rechnung@-“ E-Mail Adresse einrichten, um eigehende Rechnungen für Ihre digitale Buchführung einfach weiterverarbeitet werden können.

  • Schnittstellen
    • DATEV connect: Im Idealfall hat Ihre Software eine DATEV-connect-Schnittstelle. Diese ermöglicht es Ihrer Software, direkt mit Unternehmen online zu kommunizieren.
    • Kassenarchiv: Das DATEV Kassenarchiv sorgt für eine vollautomatische Abwicklung Ihrer Kassenbuchungen
    • ASCI: Wenn Ihre Software einen Export kann, können wir diesen auch importieren
    • Sevdesk / Lexoffice: Sevdesk und Lexware Lexoffice Daten können wir unter Verwendung der connect Schnittstelle problemlos in unsere Systeme übernehmen, wir haben für beide Systeme einen Steuerberater-Zugang.
  • Digitale Ausgangsrechnung: Die Bundesbehörden akzeptieren bereits ab Herbst 2020 nur noch digitale Rechnungen im Format xRechnung. Wir helfen ihnen bei der Umsetzung der Anforderungen.
  • Arbeitnehmer Online: Auch im Lohn lässt sich vieles vereinfachen, z.B. kann das Verteilen der Lohnabrechnungen ohne Zusatzkosten entfallen! Wir ersetzen es durch Arbeitnehmer online. Ein Fortschritt für alle Beteiligten.
  • Außerdem nehmen wir an der Pilotphase zur neuen Lohn-Vorerfassung teil, die es unseren Mandanten ermöglicht, komfortabel selber die Lohndaten zu erfassen. So werden Fehler bei der Übertragung minimiert und gleichzeitig Kosten gespart.
  • Auftragswesen: Teil von Unternehmen online ist auch das Auftragswesen, sollten Sie noch keine GOB konforme Möglichkeit besitzen, Rechnungen zu schreiben und zu speichern, kann dies eine Möglichkeit sein. Link
  • DATEV-Marktplatz: Über den DATEV Marktplatz finden Sie Anwendungen aus Ihrer Branche, die sich durch eine besonders gute Zusammenarbeit mit den DATEV-Systemen auszeichnen.
Jetzt Termin vereinbaren und in die digitale Buchhaltung durchstarten