Digitale Buchhaltung ist gar nicht schwer. Richtig eingerichtet bedeutet eine digitale Buchhaltung in der Praxis für Sie deutlich weniger Arbeit als eine analoge!

Viele Vorgänge lassen sich durch die konsequente Nutzung von Schnittstellen automatisieren.
-> Für Ihr Unternehmen bedeutet das: 1x einrichten, anschließend dauerhaft nutzen (und damit keine Arbeit mehr „für den Steuerberater“) – solange es läuft.

Vor allem aber benötigen wir Ihre Belege für die Buchhaltung nur noch 1x – danach können diese endgültig ins Archiv! Ihren Betrieb müssen die Belege bei einer digitalen Buchhaltung nicht mehr verlassen – trotzdem sind sie fortwährend für alle Beteiligten immer verfügbar!
Wenn Sie es wünschen, besteht sogar die Möglichkeit, Papier-Belege nach einem Jahr komplett zu vernichten.

Dank der Digitalisierung Ihrer Buchführung samt Speicherung der Daten im DATEV-Rechenzentrum ist dauerhaft sichergestellt, dass Feuer, Wasser und Umzug Ihren Unterlagen nichts mehr anhaben können. Unsere papierlose digitale Buchhaltung beinhaltet stets DATEV Unternehmen online.

Richtigerweise erhalten und produzieren Sie mittelfristig ohnehin nur noch nativ-digitale Belege – und das Gute ist: Die Umstellung kann jederzeit geschehen und bietet fast nur Vorteile.

Digitale Buchführung - jetzt aktiv werden und umstellen

Buchhaltung kann auch Spaß machen!

Wir helfen Ihnen aktiv bei den Schritten, die notwendig sind, um Spaß am digitalen Arbeiten zu haben. Eine sauber eingerichtete digitale Buchhaltung vereinfacht und verkürzt Ihre Arbeit bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität Ihrer Aufzeichnungen. Voraussetzung für eine voll-integrierte digitale Buchführung ist stets die Nutzung von DATEV Unternehmen online. Von den gesamten Funktionen von Unternehmen online müssen Sie  keine nutzen – es lohnt sich aber für Sie und ist auf jeden Fall „da“.
Dieses Buchhaltungsprogramm der Genossenschaft der Steuerberater kann bereits heute die gestellten Anforderungen hervorragend erfüllen, der Bedienkomfort wurde mit der Zeit signifikant gesteigert. Mit der kommenden Version ab Herbst 2020 wird darüber hinaus endlich der Unternehmer als Verwender in den Fokus gerückt, damit kommen weitere Features hinzu wie die personenübergreifende Rechnungsfreigabe. Wir zeigen Ihnen gerne das „best practice“ – entweder vor Ort bei Ihnen oder via Fernbetreuung und sind stets ihr erster Ansprechpartner.

Auch für Ihren Verein ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online erste Wahl: Dank individuellem Rechte-System können wir über Unternehmen online allen berechtigten Personen individuell digitale Zugang zu den für sie notwendigen Informationen einräumen. So kann jeder immer das sehen, was er darf und was ihn interessiert. Bei Wechseln im Vorstand werden die Rechte den neuen Personen zugewiesen und alles geht weiter wie bisher.

Die Kosten für eine digitale Buchhaltung entsprechen grundsätzlich denen einer analogen Buchhaltung, sie haben aber anschließend bedeutend bessere – vor allem rechtssichere Aufzeichnungen, die ständig für alle Beteiligten verfügbar sind. Bei einer digitalen Buchhaltung haben sie außerdem die Option selber mitzuarbeiten. So können Sie Ihre Gebühren für die Buchhaltung auch unter die Mittelgebühr senken. Diese ist ein guter Richtwert für unsere Kosten.
Unter https://www.deubner-steuern.de/themen/stbvv-honorargestaltung/stbvv-rechner-steuerberaterverguetungsverordnung.html können Sie unter Eingabe des Gegenstandswertes (im Zweifel der Jahresumsatz) die voraussichtlichen Kosten selber berechnen. Für die später vorgestellte Variante 2 ziehen Sie ein Zehntel von der Mittelgebühr ab.

Achtung: Bis zum 31.10.2020 übernehmen wir für Neu-Mandanten dauerhaft die Kosten für Unternehmen online.

Auf Ihrem Weg in die Digitalisierung holen wir Sie individuell von dort aus ab, wo Sie sich gerade befinden. Auch/Gerade wenn für Ihre Buchhaltung PDF-Rechnungen noch ausgedruckt werden (=Verlust der Vorsteuer!), sind Sie bei uns richtig; entscheidend ist, dass Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft bestmöglich aufstellen möchten.
Hierzu benötigen Sie – egal in welcher Branche – einen hohen Grad an Digitalisierung; nebenbei schreiben die GOBD eine digitale Archivierung von digital eingegangene Rechnungen vor.

DATEV Label Digitale Kanzlei 2020

Die Genossenschaft der Steuerberater, die DATEV eG, hat uns
aufgrund unserer digitalen Ausrichtung das Label

Digitale Kanzlei 2020

verliehen. Mit diesem Label zeichnet DATEV besonders digitale
Steuerkanzleien aus, bei denen die Digitalisierung auch tatsächlich
in der Praxis gelebt wird. So erhalten Sie als Mandanten die Möglichkeit,
die Kanzlei von außen anhand objektiver Maßstäbe zu vergleichen z.B.
vor einem Steuerberater-Wechsel. Weitere Informationen zu dem Label
Digitale Kanzlei 2020 finden Sie unter www.datev.de/digitaler-steuerberater.

Geradeaus digital

Vor- und Nachteile digitale Buchhaltung

Nachteile

  • Belege müssen gescannt werden

  • Sie müssen etwas ändern

Vorteile

  • Mehr Zeit für wichtige Dinge!
    Die Zeit, die Sie dank der Automatisierung des Beleg-Flusses einsparen, können Sie für wichtigere Dinge nutzen.

  • Erhöhte Verfügbarkeit der Belege Ihres Unternehmens für alle Beteiligten.

  • Zeitnahe Qualitäts-BWA mit individuellen und innovativen Auswertungen. Gerne nach Ihren Wünschen gestaltet.

  • Dauerhafte Verknüpfung von Buchung und Beleg.
    Dies macht in der Praxis einen gewaltigen Unterschied: Die Qualität Ihrer Buchführung steigt, da niemals der der Buchung zugrunde liegende Beleg außer Acht gelassen wird.
  • Finden statt suchen!
    Sie suchen einen Beleg? Kein Problem, Ihnen stehen umfassende Suchfunktionen in Unternehmen online zur Verfügung.

    Ab Anfang 2021 kommt eine Volltextsuche über alle Dokumente in Unternehmen online!

  • Datensicherheit bzw. Backup: Sollte Ihren Originalen etwas Unerwartetes zustoßen (Feuer, Wasser, Umzug…), gibt es eine vollständige Sicherung im DATEV-Rechenzentrum.

    Ihre Daten sind niemals „weg“!

  • GOB/GOBD konform.

    Die GOBD schreiben vor, dass digitale Belege
    im Ursprungsformat sowie unveränderbar gespeichert werden müssen.

    Diese Vorgaben können Sie nur mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu erfüllen! Ein solches kostet im allgemeinen mittlere dreistellige Beträge… pro Monat!

    Unternehmen online ist als „Cloud-DMS“ damit die günstigste Form, diese Belege sicher zu speichern! Bei uns erhalten Sie dies aktuell kostenfrei im Rahmen der digitalen Buchhaltung.

  • Verteiltes Arbeiten: Unternehmen online ermöglicht eine flexible Verteilung der Arbeit zwischen Mandant und Steuerberater. So ist es bei unserer digitalen Buchführung jederzeit möglich, die Prozesse zu ändern, z.B. bei Krankheit.

  • Die Digitalisierung der Buchhaltung ist der Einstieg in die weite Welt der Automatisierung. Ist erst einmal die Grundlage gelegt, finden sich schnell weitere Prozesse in Ihrem Unternehmen, die künftig ohne Ihr Zutun fehlerfrei laufen. Einige Ideen finden Sie auf unserer Tipps & Tricks Seite oder machen Sie einen Termin.

Anforderungen an die digitale Buchhaltung

  • Datendrehscheibe

    Unternehmen online bietet eine der sichersten Plattformen für den Austausch von Dokumenten zwischen Mandant und Steuerberater.
    Wir bieten darüber hinaus eine Mandanten-Cloud auf Basis eines Nextcloud-Clients zum einfachen Austausch von Daten. Hier gibt es die Programme/Apps dazu.

  • Dokumentenmanagementsystem

    Die GOB schreiben im Rahmen der Buchhaltung eine un-veränderbare Aufbewahrung (auch) von digitalen Belegen
    vor. Dies ist ausschließlich durch ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) sichergestellt, diese Systeme kosten
    jedoch häufig monatlich mehr als die Buchführung.
    DATEV Unternehmen online ist solches DMS in der Cloud –
    wobei diese Cloud bereits seit den 60ern existiert und
    DATEV Rechenzentrum heißt.

  • Auswertungen

    Ihre gesamten Auswertungen sowohl der Lohnbuchhaltung als auch aus Rechnungswesen
    stehen jederzeit in Unternehmen online für Sie
    zum Abruf bereit. Dort sind sämtliche Informationen dauerhaft gespeichert.

Spotlight auf die digitale Steuerberatung in Norden, Ostfriesland

Digitale Buchhaltung in der Praxis:

Sie scannen zunächst vorübergehend möglichst zeitnah Ihre Belege. Das Scannen wird schnell weniger, da die Rechnungen künftig direkt digital in Ihrem Unternehmen eingehen (s.u.).

Dank des Einsatzes eines speziellen Tools brauchen Sie sich beim Scannen um eine Trennung der Belege NICHT zu kümmern. Das bedeutet, Sie scannen alle Belege in eine Datei und laden diese in unser Portal. Dort werden die Belege automatisch getrennt und nach Unternehmen online weitergeleitet. Unsere spezielle Software (browserbasiert) analysiert Ihre Datei und setzt automatisch die notwendigen Trennungen. Das war es schon.

  • Mehr müssen Sie nicht machen, um die Grundlagen für ihre digitale Qualitäts-Buchhaltung zu legen.
    Ihre Bank und ggf. Paypal-Konten importieren wir direkt, ohne dass Sie nach dem ersten Zustimmen damit noch etwas zu tun hätten.
  • Wenn Sie es wünschen, ändert sich für Sie nichts: Sie müssen lediglich (vorübergehend) Ihren Posteingang scannen, (idealerweise) bevor er seinen weiteren Weg nimmt. Wir können das Scannen auch für Sie übernehmen.
  • Sie kontaktieren künftig bei Eingang einer Papier-Rechnung Ihren Lieferanten und bitten ihn, gleich digitale Rechnungen (Siehe GOB) zu schicken, diese Bitte lehnt inzwischen fast niemand mehr ab.
    So entfällt mittelfristig nicht nur das Scannen sondern vor allem auch die Aufbewahrung der Papierbelege im Archiv (Siehe GOB)!
    Wenn es für Sie betriebsintern notwendig ist, drucken sie die Rechnung aus.
    Weiterer Vorteil: Die Ablage der digitalen Rechnung lässt sich leicht automatisieren. Durch die nativen PDF-Dokumente verbessert sich darüber hinaus die automatische Erkennung der Dokumente.
  • Noch besser wäre an dieser Stelle ein strukturierter Datensatz als (Teil der) Rechnung, dann müsste nicht eine OCR-Software die Daten auslesen. Aktuell kann Unternehmen online nur Zugferd verarbeiten, ab Herbst 2020 folgt die xRechnung.
  • Wir buchen Ihre digitale Buchführung in dieser Variante stets wie einen Bilanzierer.
    Sie erhalten damit automatisch (ohne Nachfrage):

    • einen Abgleich Ihrer offenen Posten (Überwachung der Fälligkeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
    • stets eine aussagekräftige Qualitäts-BWA auf Grundlage Ihrer Leistungen
    • auf Wunsch diverse weitere Auswertungen wie den Controling-Report
  • Dadurch dass alle notwendigen Daten ohnehin vorhanden sind, können wir außerdem Ihr Mahnwesen ohne Mehrkosten für Sie übernehmen – natürlich in enger Absprache mit Ihnen. So könnte wir ihnen regelmäßig eine Liste mit Mahnvorschlägen zur Verfügung stellen; Sie entscheiden dann, was davon abgeschickt werden soll. Dank rechtsanwaltlicher Zulassung dürfen wir auch Mahn- und Klageverfahren einleiten und begleiten.
  • Die Informationen stehen in der Cloud bestmöglich gesichert jedem zur Verfügung, der die entsprechenden Rechte hat – dank Smartlogin reicht ein Handy für den sicheren Zugang aus. Die Einrichtung dauert keine 10 Minuten.

Sie stellen die Belege digital zur Verfügung wie bei Variante 1, nur ordnen Sie die digitalen Belege anschließend virtuell den entsprechenden Umsätzen auf Ihrem Konto zu, die Bankdaten werden hierbei automatisch eingelesen.
Dies ist die 2020er Variante von dem sehr effektiven System „Beleg hinter den Konto-Auszug“. DATEV Unternehmen online unterstützt Sie hierbei, indem die meisten Belege bereits automatisch zugeordnet werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre offenen Posten direkt im Programm zu überwachen sowie Zahlungen unmittelbar vom Beleg kommend auszuführen.

In dieser Variante ist sichergestellt, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Zahlen hinreichend belegt sind. So kommt es kaum zu zeitaufwändigen Nachfragen.

Nachteile dieser Variante sind zum einen, dass die Vorsteuer erst zum Zeitpunkt der Bezahlung der Rechnung gezogen wird. Rechtlich wäre dies häufig schon vorher zulässig, denn es reichen bereits Rechnung + Leistung für die Geltendmachung. Zum anderen beeinflusst die Zahlungsmoral Ihrer Kunden Ihre betrieblichen Daten, das sind eigentlich zwei gesonderte Informationen, die hier vermischt werden. Genauere Zahlen gibt es, wenn Ihre Rechnung zum Rechnungsdatum erfasst wird und anschließend die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet wird. Dadurch erst kann z.B. die Zahlungsmoral automatisch ausgewertet werden und es kann auch bei einer Einnahmenüberschuss-Rechnung eine Aussage zu dem laufenden Wert der offenen Rechnungen getroffen werden.

Zeit sparen mit digitaler Buchhaltung

Mehr Zeit für den Strand

Es lohnt sich auch für Sie! Bereits im Juli 2013 hat die EU ein Gesetz erlassen, um die Verwaltung zu digitalisieren. Damals wurde auf durchgeführte Studien verwiesen, die Einsparungen bis zu 80% prognostizierten (Leitfaden Elektronische Rechnung, S.10).

Inzwischen sind einige Jahre vergangen. In dieser Zeit haben sich die digitalen Systeme stetig weiterentwickelt. Da analog noch genauso effizient ist wie früher, ggf. aber teurer, hat sich der mögliche Effizienz-Gewinn inzwischen noch erhöht. Die Anzahl der Anbieter von Tools für online Prozesse wächst stetig und die Tools sind inzwischen nicht mehr die „Krücken“ von früher sondern voll integrierte echte Hilfen, wie die automatische Terminbuchung.

Beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse. Auf dieser Grundlage können Workflow-Prozesse optimieren. Insbesondere die Nutzung von Schnittstellen hilft hier massiv. Aber auch so einfache Änderungen wie der Aufbau einer Rechnungsnummer können helfen:

Unsere Empfehlung für einen effektiven Aufbau ist „JJJJxxxx“ also bswp. 20201234. So ist sichergestellt, dass immer die ganze Nummer verwendet und erkannt wird.
Außerdem empfehlen wir die Einrichtung einer „Rechnung@-“ E-Mail Adresse, damit die Rechnungen für Ihre digitale Buchführung einfach weiterverarbeitet werden können.

  • Schnittstellen
    • DATEV connect: Im Idealfall hat Ihre Software eine DATEV-connect-Schnittstelle. Diese ermöglicht es Ihrer Software, direkt mit Unternehmen online zu kommunizieren.
    • Kassenarchiv
    • ASCI: Wenn Ihre Software einen Export kann, können wir diesen auch importieren
    • Sevdesk / Lexoffice: Sevdesk und Lexware Lexoffice Daten können wir unter Verwendung der connect Schnittstelle problemlos in unsere Systeme übernehmen, wir haben für beide Systeme einen Steuerberater-Zugang.
  • Digitale Ausgangsrechnung: Die Bundesbehörden akzeptieren bereits ab Herbst 2020 nur noch digitale Rechnungen im Format xRechnung. Wir helfen ihnen bei der Umsetzung der Anforderungen.
  • Arbeitnehmer Online: Auch im Lohn lässt sich vieles vereinfachen, z.B. kann das Verteilen der Lohnabrechnungen ohne Zusatzkosten entfallen! Wir ersetzen es durch Arbeitnehmer online. Ein Fortschritt für alle Beteiligten.
  • Außerdem nehmen wir an der Pilotphase zur neuen Lohn-Vorerfassung teil, die es unseren Mandanten ermöglicht, komfortabel selber die Lohndaten zu erfassen. So werden Fehler bei der Übertragung minimiert und gleichzeitig Kosten gespart.
  • Auftragswesen: Teil von Unternehmen online ist auch das Auftragswesen, sollten Sie noch keine GOB konforme Möglichkeit besitzen, Rechnungen zu schreiben und zu speichern, kann dies eine Möglichkeit sein. Link
  • DATEV-Marktplatz: Über den DATEV Marktplatz finden Sie Anwendungen aus Ihrer Branche, die sich durch eine besonders gute Zusammenarbeit mit den DATEV-Systemen auszeichnet.