Moin,
„digitale Buchhaltung“ bedeutet für uns die Automatisierung Ihrer Buchhaltungsprozesse.
Wie dies im Einzelnen aussehen kann,
stellen wir Ihnen hier vor.
Digitale Kanzlei 2020
Wir sind von der DATEV als Digitale Kanzlei 2020 ausgezeichnet worden. Mit diesem Label zeichnet DATEV besonders digitale Steuerkanzleien aus. Voraussetzung für den Erwerb des Labels ist eine gelebte Digitalisierung in der Praxis.
Ihnen als Mandanten oder angehenden Mitarbeiter bietet das Siegel die Möglichkeit, verschiedene Steuerberater in Ihrer Nähe anhand objektiver Maßstäbe zu vergleichen, z.B. vor einem Steuerberater-Wechsel.
Weitere Informationen zu dem Label Digitale Kanzlei 2020 finden Sie unter www.datev.de/digitaler-steuerberater.

Digitale Buchhaltung – aber sicher
Dank der Digitalisierung Ihrer Buchführung mit Speicherung der digitalen Daten im DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg ist sichergestellt,
dass Feuer, Wasser oder Umzug Ihren Belegen nichts mehr anhaben können.
Alles papierlos
Richtigerweise erhalten- und produzieren Sie bald nur noch nativ-digitale Belege, das papierlose Büro rückt näher – und das Beste ist:
Sofort anfangen
Die Umstellung kann jederzeit beginnen
und bietet Ihnen fast nur Vorteile.
Vor- und Nachteile digitale Buchhaltung
Nachteile
Belege müssen gescannt werden
Sie müssen etwas ändern
Vorteile
Mehr Zeit für wichtige Dinge!
Die Zeit, die Sie dank der Automatisierung des Beleg-Flusses einsparen, können Sie für wichtigere Dinge nutzen.Erhöhte Verfügbarkeit
Die Belege Ihres Unternehmens sind stets für alle Beteiligten da.
Zeitnahe Qualitäts-BWA
Durch den optimierten Belegfluss können wir „zur Not“ am Folgetag jeweils Ihre Buchhaltung fertig haben. Keine 40 Tage mehr warten.
- Dauerhafte Verknüpfung von Buchung und Beleg
Die Qualität Ihrer Buchführung steigt, da niemals der der
Buchung zugrunde liegende Beleg außer Acht gelassen wird. Finden statt suchen!
Sie suchen einen Beleg? Kein Problem, Ihnen stehen umfassende Suchfunktionen in Unternehmen online zur Verfügung.
Datensicherheit / Backup: Ihre Daten sind niemals „weg“!
Sollte Ihren Originalen etwas Unerwartetes zustoßen (Feuer, Wasser, Umzug…), gibt es eine vollständige Sicherung im DATEV-Rechenzentrum.
GOB/GOBD konform.
Die GOBD schreiben vor, dass digitale Belege im Ursprungsformat sowie unveränderbar gespeichert werden müssen.
Verteiltes Arbeiten:
Unternehmen online ermöglicht eine flexible Verteilung der Arbeit zwischen Mandant und Steuerberater. So ist es bei unserer digitalen Buchführung jederzeit spontan möglich, die Prozesse zu ändern, z.B. bei Krankheit.
Automatisierung:
Die Digitalisierung der Buchhaltung ist Ihr Einstieg in die Automatisierung.
Einige Ideen finden Sie auf unserer Tipps & Tricks Seite, vereinbaren Sie auch gerne einen persönlichen Termin, dann stellen wir Ihnen die Möglichkeiten gerne vor.
Anforderungen an die digitale Buchhaltung
Datendrehscheibe
Unternehmen online bietet eine der sichersten Plattformen für den Austausch von Dokumenten zwischen Mandant und Steuerberater.
Wir bieten darüber hinaus eine Mandanten-Cloud auf Basis eines Nextcloud-Clients zum einfachen Austausch von Daten. Hier gibt es die Programme/Apps dazu.
Dokumentenmanagementsystem
Die GOB schreiben im Rahmen der Buchhaltung eine un-veränderbare Aufbewahrung (auch) von digitalen Belegen
vor. Dies ist ausschließlich durch ein Dokumentenmanage-mentsystem (DMS) sichergestellt, diese Systeme kosten
jedoch häufig monatlich mehr als die Buchführung.
DATEV Unternehmen online ist solches DMS in der Cloud –
wobei diese Cloud bereits seit den 60ern existiert und
DATEV Rechenzentrum heißt.
Auswertungen
Ihre gesamten Auswertungen sowohl der Lohnbuchhaltung als auch aus dem Rechnungswesen stehen jederzeit in Unternehmen online für Sie zum Abruf bereit.
Sämtliche Informationen sind dort dauerhaft gespeichert.
Digitale Buchhaltung in der Praxis:
Sparen Sie persönliche Zeit

Es lohnt sich auch für Sie! Bereits im Juli 2013 hat die EU ein Gesetz erlassen, um die Verwaltung zu digitalisieren. Damals wurde auf durchgeführte Studien verwiesen, die Einsparungen bis zu 80% prognostizierten (Leitfaden Elektronische Rechnung, S.10).
Inzwischen sind einige Jahre vergangen. In dieser Zeit haben sich die digitalen Systeme stetig weiterentwickelt. Da analog noch genauso effizient ist wie früher, ggf. aber teurer, hat sich der mögliche Effizienz-Gewinn inzwischen noch erhöht. Die Anzahl der Anbieter von Tools für online Prozesse wächst stetig und die Tools sind inzwischen nicht mehr die „Krücken“ von früher sondern voll integrierte echte Hilfen, wie die automatische Terminbuchung.
Beispielsweise im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation analysieren wir gemeinsam Ihre Prozesse. Auf dieser Grundlage können wir dann Ihre Workflow-Prozesse optimieren. Insbesondere die Nutzung von Schnittstellen hilft Ihnen dabei, viel Zeit zu sparen. Aber auch so einfache Änderungen wie der Aufbau einer Rechnungsnummer können helfen:
Unsere Empfehlung für einen effektiven Aufbau ist „JJJJxxxx“ also bswp. 20201234. So ist sichergestellt, dass immer die ganze Nummer verwendet- und erkannt wird.
Außerdem sollten Sie eine „Rechnung@-“ E-Mail Adresse einrichten, um eigehende Rechnungen für Ihre digitale Buchführung einfach weiterverarbeitet werden können.
- Schnittstellen
- DATEV connect: Im Idealfall hat Ihre Software eine DATEV-connect-Schnittstelle. Diese ermöglicht es Ihrer Software, direkt mit Unternehmen online zu kommunizieren.
- Kassenarchiv: Das DATEV Kassenarchiv sorgt für eine vollautomatische Abwicklung Ihrer Kassenbuchungen
- ASCI: Wenn Ihre Software einen Export kann, können wir diesen auch importieren
- Sevdesk / Lexoffice: Sevdesk und Lexware Lexoffice Daten können wir unter Verwendung der connect Schnittstelle problemlos in unsere Systeme übernehmen, wir haben für beide Systeme einen Steuerberater-Zugang.
- Digitale Ausgangsrechnung: Die Bundesbehörden akzeptieren bereits ab Herbst 2020 nur noch digitale Rechnungen im Format xRechnung. Wir helfen ihnen bei der Umsetzung der Anforderungen.
- Arbeitnehmer Online: Auch im Lohn lässt sich vieles vereinfachen, z.B. kann das Verteilen der Lohnabrechnungen ohne Zusatzkosten entfallen! Wir ersetzen es durch Arbeitnehmer online. Ein Fortschritt für alle Beteiligten.
- Außerdem nehmen wir an der Pilotphase zur neuen Lohn-Vorerfassung teil, die es unseren Mandanten ermöglicht, komfortabel selber die Lohndaten zu erfassen. So werden Fehler bei der Übertragung minimiert und gleichzeitig Kosten gespart.
- Auftragswesen: Teil von Unternehmen online ist auch das Auftragswesen, sollten Sie noch keine GOB konforme Möglichkeit besitzen, Rechnungen zu schreiben und zu speichern, kann dies eine Möglichkeit sein. Link
- DATEV-Marktplatz: Über den DATEV Marktplatz finden Sie Anwendungen aus Ihrer Branche, die sich durch eine besonders gute Zusammenarbeit mit den DATEV-Systemen auszeichnen.