Digitale Buchhaltung Steuerberater

Buchhaltung kann auch Spaß machen!

Wir helfen Ihnen aktiv bei den Schritten, die notwendig sind, um Spaß am digitalen Arbeiten zu haben. Eine sauber eingerichtete digitale Buchhaltung vereinfacht und verkürzt Ihre Arbeit bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität Ihrer Aufzeichnungen. Voraussetzung für eine voll-integrierte digitale Buchführung ist stets die Nutzung von DATEV Unternehmen online. Von den gesamten Funktionen von Unternehmen online müssen Sie  keine nutzen – es lohnt sich aber für Sie und ist auf jeden Fall „da“.
Dieses Buchhaltungsprogramm der Genossenschaft der Steuerberater kann bereits heute die gestellten Anforderungen hervorragend erfüllen, der Bedienkomfort wurde mit der Zeit signifikant gesteigert. Mit der kommenden Version ab Herbst 2020 wird darüber hinaus endlich der Unternehmer als Verwender in den Fokus gerückt, damit kommen weitere Features hinzu wie die personenübergreifende Rechnungsfreigabe. Wir zeigen Ihnen gerne das „best practice“ – entweder vor Ort bei Ihnen oder via Fernbetreuung und sind stets ihr erster Ansprechpartner.

Auch für Ihren Verein ist die digitale Buchhaltung mit Unternehmen online erste Wahl: Dank individuellem Rechte-System können wir über Unternehmen online allen berechtigten Personen individuell digitale Zugang zu den für sie notwendigen Informationen einräumen. So kann jeder immer das sehen, was er darf und was ihn interessiert. Bei Wechseln im Vorstand werden die Rechte den neuen Personen zugewiesen und alles geht weiter wie bisher.

Die Kosten für eine digitale Buchhaltung entsprechen grundsätzlich denen einer analogen Buchhaltung, sie haben aber anschließend bedeutend bessere – vor allem rechtssichere Aufzeichnungen, die ständig für alle Beteiligten verfügbar sind. Bei einer digitalen Buchhaltung haben sie außerdem die Option selber mitzuarbeiten. So können Sie Ihre Gebühren für die Buchhaltung auch unter die Mittelgebühr senken. Diese ist ein guter Richtwert für unsere Kosten.
Unter https://www.deubner-steuern.de/themen/stbvv-honorargestaltung/stbvv-rechner-steuerberaterverguetungsverordnung.html können Sie unter Eingabe des Gegenstandswertes (im Zweifel der Jahresumsatz) die voraussichtlichen Kosten selber berechnen. Für die später vorgestellte Variante 2 ziehen Sie ein Zehntel von der Mittelgebühr ab.

Achtung: Bis zum 31.10.2020 übernehmen wir für Neu-Mandanten dauerhaft die Kosten für Unternehmen online.

Auf Ihrem Weg in die Digitalisierung holen wir Sie individuell von dort aus ab, wo Sie sich gerade befinden. Auch/Gerade wenn für Ihre Buchhaltung PDF-Rechnungen noch ausgedruckt werden (=Verlust der Vorsteuer!), sind Sie bei uns richtig; entscheidend ist, dass Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft bestmöglich aufstellen möchten.
Hierzu benötigen Sie – egal in welcher Branche – einen hohen Grad an Digitalisierung; nebenbei schreiben die GOBD eine digitale Archivierung von digital eingegangene Rechnungen vor.

Sie scannen zunächst vorübergehend möglichst zeitnah Ihre Belege. Das Scannen wird schnell weniger, da die Rechnungen künftig direkt digital in Ihrem Unternehmen eingehen (s.u.).

Dank des Einsatzes eines speziellen Tools brauchen Sie sich beim Scannen um eine Trennung der Belege NICHT zu kümmern. Das bedeutet, Sie scannen alle Belege in eine Datei und laden diese in unser Portal. Dort werden die Belege automatisch getrennt und nach Unternehmen online weitergeleitet. Unsere spezielle Software (browserbasiert) analysiert Ihre Datei und setzt automatisch die notwendigen Trennungen. Das war es schon.

• Mehr müssen Sie nicht machen, um die Grundlagen für ihre digitale Qualitäts-Buchhaltung zu legen.
  Ihre Bank und ggf. Paypal-Konten importieren wir direkt, ohne dass Sie nach dem ersten Zustimmen damit noch etwas zu tun hätten.
• Wenn Sie es wünschen, ändert sich für Sie nichts: Sie müssen lediglich (vorübergehend) Ihren Posteingang scannen, (idealerweise) bevor er seinen weiteren Weg nimmt. Wir können das Scannen auch für Sie übernehmen.
• Sie kontaktieren künftig bei Eingang einer Papier-Rechnung Ihren Lieferanten und bitten ihn, gleich digitale Rechnungen (Siehe GOB) zu schicken, diese Bitte lehnt inzwischen fast niemand mehr ab.
  So entfällt mittelfristig nicht nur das Scannen sondern vor allem auch die Aufbewahrung der Papierbelege im Archiv (Siehe GOB)!
  Wenn es für Sie betriebsintern notwendig ist, drucken sie die Rechnung aus.
  Weiterer Vorteil: Die Ablage der digitalen Rechnung lässt sich leicht automatisieren. Durch die nativen PDF-Dokumente verbessert sich darüber hinaus die automatische Erkennung der Dokumente.
• Noch besser wäre an dieser Stelle ein strukturierter Datensatz als (Teil der) Rechnung, dann müsste nicht eine OCR-Software die Daten auslesen. Aktuell kann Unternehmen online nur Zugferd verarbeiten, ab Herbst 2020 folgt die xRechnung.
• Wir buchen Ihre digitale Buchführung in dieser Variante stets wie einen Bilanzierer.
  Sie erhalten damit automatisch (ohne Nachfrage):
  • einen Abgleich Ihrer offenen Posten (Überwachung der Fälligkeiten von Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
  • stets eine aussagekräftige Qualitäts-BWA auf Grundlage Ihrer Leistungen
  • auf Wunsch diverse weitere Auswertungen wie den Controling-Report
• Dadurch dass alle notwendigen Daten ohnehin vorhanden sind, können wir außerdem Ihr Mahnwesen ohne Mehrkosten für Sie übernehmen – natürlich in enger Absprache mit Ihnen. So könnte wir ihnen regelmäßig eine Liste mit Mahnvorschlägen zur Verfügung stellen; Sie entscheiden dann, was davon abgeschickt werden soll. Dank rechtsanwaltlicher Zulassung dürfen wir auch Mahn- und Klageverfahren einleiten und begleiten.
• Die Informationen stehen in der Cloud bestmöglich gesichert jedem zur Verfügung, der die entsprechenden Rechte hat – dank Smartlogin reicht ein Handy für den sicheren Zugang aus. Die Einrichtung dauert keine 10 Minuten.

Sie stellen die Belege digital zur Verfügung wie bei Variante 1, nur ordnen Sie die digitalen Belege anschließend virtuell den entsprechenden Umsätzen auf Ihrem Konto zu, die Bankdaten werden hierbei automatisch eingelesen.
Dies ist die 2020er Variante von dem sehr effektiven System „Beleg hinter den Konto-Auszug“. DATEV Unternehmen online unterstützt Sie hierbei, indem die meisten Belege bereits automatisch zugeordnet werden.
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre offenen Posten direkt im Programm zu überwachen sowie Zahlungen unmittelbar vom Beleg kommend auszuführen.

In dieser Variante ist sichergestellt, dass zum vereinbarten Zeitpunkt alle Zahlen hinreichend belegt sind. So kommt es kaum zu zeitaufwändigen Nachfragen.

Nachteile dieser Variante sind zum einen, dass die Vorsteuer erst zum Zeitpunkt der Bezahlung der Rechnung gezogen wird. Rechtlich wäre dies häufig schon vorher zulässig, denn es reichen bereits Rechnung + Leistung für die Geltendmachung. Zum anderen beeinflusst die Zahlungsmoral Ihrer Kunden Ihre betrieblichen Daten, das sind eigentlich zwei gesonderte Informationen, die hier vermischt werden. Genauere Zahlen gibt es, wenn Ihre Rechnung zum Rechnungsdatum erfasst wird und anschließend die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet wird. Dadurch erst kann z.B. die Zahlungsmoral automatisch ausgewertet werden und es kann auch bei einer Einnahmenüberschuss-Rechnung eine Aussage zu dem laufenden Wert der offenen Rechnungen getroffen werden.