Wir zeigen Ihnen den Weg
Rechtliches Pflicht-Wissen für Unternehmer:
Die folgenden Ausführungen zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auf dieser Seite finden Sie eine kurze Übersicht sowie insbesondere Hinweise auf möglicherweise unerwartete Vorgaben für Sie und Ihr Unternehmen.
Jeder Betroffene (=Unternehmer) sollte die gesamten GOBD zumindest einmal überflogen haben, wir unterstützen bei der Umsetzung mit Rat und Tat. Jetzt Termin vereinbaren.
Rechtliche Grundlagen
GOB
Die GOB sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung,
gesetzlich verankert in § 238 HGB. Dieser bestimmt,
„jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung
ersichtlich zu machen“.
Im § 239 HGB finden sich weitere Anforderungen, u.a. haben die Aufzeichnungen
„vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“
zu erfolgen.
Die GOB wurden fortenwickelt zu den GOBD.
GOBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,
Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die aktuell geltenden GOBD wurden zuletzt am 28.11.2019 von der Finanzverwaltung neu aufgelegt.
Bei den GOBD handelt es sich um verwaltungsinterne Leitlinien, dies es nach Ansicht der Finanzverwaltung bei einer (digitalen) Buchhaltung einzuhalten gilt.
Auch wenn einzelne Erfordernisse einer gerichtlichen Überprüfung wohl nicht standhalten werden, empfehlen wir grundsätzlich, die Grundaufzeichnungen und die Ablage der (digitalen) Belege so aufzubereiten, dass auch das Finanzamt mit Ihrer Buchhaltung keine Probleme hat.
Aufbewahrungspflichten – Was
Es sind neben den Dingen, die man erwarten würden auch sämtliche „Handelsbriefe“ aufzubewahren.
Es muss also jegliche geschäftliche dokumentierte Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten aufbewahrt werden. Dies schließt z.B. auch die Verhandlungen über Preisen oder Mengen, die geführt wurden ein. Von der Aufbewahrungspflicht sind sämtliche Medien betroffen, deshalb kann z.B. betriebliche Whatsapp-Kommunikation problematisch sein.
Aufbewahrungspflichten – Wie
Es ist der (1) Ausgangsbeleg (2) unveränderbar aufzubewahren.
Bedeutet:
- Digitale Rechnungen sind digital aufzubewahren, analoge Rechnungen grds. analog.
-> Wird also nur der Ausdruck einer PDF-Rechnung aufbewahrt, darf keine Vorsteuer gezogen werden. - Speichern z.B. in einem Verzeichnis auf der Festplatte reicht dann nicht aus, wenn die Datei später ohne weiteres gelöscht/verändert werden kann.
-> Notwendig ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Datei nicht „physisch“ löscht.
-> Abhilfe: Unternehmen online beinhaltet ein solches DMS und ist bei uns stets Teil der digitalen Buchführung.
Entscheidend ist also, dass die Belege so aufbewahrt werden, wie sie gekommen sind.
Papier dementsprechend in Papierform,
digitale Belege in digitaler Form.
Kassenführung
Das Thema Kassenführung hat seit dem Jahr 2020 einen besonderen Fokus erhalten. Die Belegausgabepflicht war in aller Munde, sie war aber nicht die einzige Änderung. Insbesondere die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein großer Fortschritt: Dank ihr ist es erstmals möglich, Bareinnahmen rechtssicher zu vereinnahmen.
Falls sie ein neues Kassensystem anschaffen möchten, treffen Sie bitte Ihre Vorauswahl auf dem DATEV Marktplatz oder vereinbaren Sie einen Termin.
Keine Buchung ohne Beleg
Dies bedeutet,
jede Buchung (auch die Bargeld-Entnahme) muss auf einen Beleg zurückzuführen sein,
umgekehrt muss
jeder Beleg einer Buchung zuzuordnen sein.
Nur Kaufleute?
Streng genommen ja, wir empfehlen auch allen anderen (Einnahmenüberschussrechnern), sich an die Vorgaben zu halten. Der Maßstab ist in diesem Fall mit Sicherheit nicht so streng.
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation ist im Grunde genommen nichts anderes als eine “Anleitung” für Ihren Betrieb.
Die GOBD setzen die Existenz einer Verfahrensdokumentation voraus – wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die individuelle Notwendigkeit und helfen bei der Erstellung.
Verschlüsselte Dokumente
Ein gesicherter Austausch personenbezogener Daten ist Pflicht, die Frage ist nur “wie?”. Probleme werden unmittelbar verschlüsselte Belege bereiten:
Wir raten dringend von einer Verschlüsselung auf Dokumenten-Ebene ab.
Zum einen erlangt man nur eine gefühlte Sicherheit, die meisten Varianten sind in wenigen Minuten geknackt, zum anderen muss der Empfänger dieses Dokument (gem. GOBD) genau so verschlüsselt aufbewahren wie er es erhalten hat und dies ggf. sogar mehr als zehn Jahre! In zehn Jahren noch alle Passwörter zu kennen dürfte problematisch werden.
Wir setzen auf individuelle Lösungen und verschlüsseln die Dateien entweder in einem ZIP-Container, der nur dem Transport der Nachricht dient oder wir stellen die Belege in einem Portal bereit. Neben Unternehmen online nutzen wir zu diesem Zweck einen von uns betriebenen Nextcloud-Datenspeicher, über Mandanten mit dem Steuerberater in Norden sehr komfortabel Dateien austauschen können.
Aufbewahrungspflichten – Wie lange
Im Zweifel sollten Sie Ihre Unterlagen zumindest zehn Jahre aufbewahren. Geschäftsbriefe, die für die Buchführung nicht notwendig waren (z.B. Angebote, Vertragsverhand-lungen) sind sechs Jahre lang aufzubewahren.