Top Thema TSE Kassen
Seit dem 01.10.2020 sind die neuen Regeln für elektronische Kassensysteme endgültig in Kraft getreten. Für Sie bedeutet das zusätzlich zur Bonpflicht:
TSE (technische Sicherheitseinrichtung) muss aktiviert sein, inkl. der notwendigen Angaben auf dem Bon (siehe § 2 KassSichV) (QR-Code keine Pflicht)
Ausnahmen lt. Finanzverwaltung:
- Sie haben bis zum 31.08.2020 eine TSE bestellt, diese aber noch nicht erhalten
- Eine cloud TSE ist für Ihre Kasse in Arbeit, aber noch nicht verfügbar
- Sie haben eine technisch nicht aufrüstbare Registrierkasse nach dem 26.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft, diese dürfen Sie bis einschließlich 31.12.2022 weiter verwenden.
ACHTUNG!: Sie müssen besondere Anforderungen erfüllen (4.4 des Merkblatts).
Die TSE schützt auch Sie als Unternehmer, wir empfehlen dringend die Aktivierung bzw. Nutzung, auch dann, wenn Sie rechtlich noch nicht dazu gezwungen sind.
Dank der technischen Sicherheitseinrichtung ist es Unternehmern mit Bareinnahmen erstmals überhaupt möglich, diese rechtssicher zu erfassen!
Mit der Aktivierung der TSE liegt es allein in Ihrer Hand, ob das Finanzamt in Zukunft im Rahmen einer Prüfung Zuschätzungen machen kann oder nicht.
Denn nur wenn Sie Kassenvorgänge nicht- oder in eine zweite (nicht TSE-)Kasse eintippen, drohen künftig noch Zuschätzungen. Dank Bonpflicht lassen sich beide Varianten vom Finanzamt nun leicht aufdecken.
Vor diesem Hintergrund wird sich das Finanzamt in den kommenden Jahren vornehmlich Betrieben ohne TSE-Kassen widmen.
In 3 Schritten zur Automatisierung
Es ist denkbar einfach:
Sobald Sie Papier erhalten, bitten Sie künftig Ihren Lieferanten, die Rechnungen digital an eine gesonderte E-Mail Adresse (Rechnung@…) zu übersenden:
- Jederzeit umsetzbar – Sie müssen nur anfangen
- Wenig Aufwand – Dauer pro Lieferant unter 2 Minuten + 1x neue E-Mail einrichten 15 Minuten
- Kein Papiereingang und so keine physische Aufbewahrung von Papier mehr (=weniger Kosten)
- Verlust nahezu ausgeschlossen, zehnjährige Aufbewahrung sichergestellt
- Daten liegen im Allgemeinen mindestens einen Tag schneller vor (keine Postlaufzeiten)
- top Dokumentation der Wege der digitalen Belege
- Basis für die Automatisierung,
automatisierte Prozesse- sind weniger fehleranfällig
- verbrauchen nicht Ihre Zeit
Es wird eine automatische Weiterleitung an eine von uns bereitgestellte E-Mail Adresse eingerichtet:
- Dateianhänge der Mails sind ohne Ihr Zutun GOBD konform sicher abgelegt
- Alle haben sofort Zugriff
- Keine Mehrfachbearbeitung, ein Datenbestand für Steuerberater und Mandant
- Rechtlich notwendig für digitale Belege (GOBD)
- kostenlos; die notwendigen Tools sind vorhanden bzw. kostenfrei
- nur 1x Aufwand (10 Min für E-Mail- und Regel einrichten)
Sie wünschen, dass sich bei Ihnen nichts ändert?
Kein Problem!
Drucken Sie die digitale Rechnung einfach aus, (auch per Regel möglich),
ab dann kann sie wie ein Papier- Posteingang behandelt werden.
Der vorhandene digitale Beleg eröffnet aber neue Optionen:
- Das bedruckte Papier ist nur noch eine Kopie der Rechnung und kann unter Umständen vernichtet werden
- Finden statt Suchen: Schnellerer Zugriff dank umfassender Suchfunktion
- Zahlungsanweisungen direkt aus Unternehmen online, keine Mehrfacherfassung von Daten
- Integrierte Überwachung der offenen Posten
- Zeitnahe/laufende Auswertungen Ihres Unternehmens sind möglich
- Keine Aufbereitung der Unterlagen für den Steuerberater
Wir sind immer kurzfristig erreichbar und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung!
Grundlagen digitale Belege
Die Belege Ihres Unternehmens sind aus steuerlicher Sicht sowie für Ihre (betriebswirtschaftlichen) Auswertungen das wichtigste Gut. Keine Buchung ohne Beleg steht in den GOB ganz weit vorne.
Früher nummerierten wir in der Steuerkanzlei in Norden im Rahmen der Buchführung zu diesem Zweck die Belege im Ordner und schrieben dieselbe Nummer entweder auf den Kontoauszug oder in das Feld „Belegnummer“, je nachdem, ob debitorisch/ kreditorisch (mit Forderungen/ Verbindlichkeiten) gebucht wurde oder nicht.
Gut einen Monat später bekamen der Mandant die Auswertung mit dem Hinweis „zum Jahresabschluss wird ohnehin noch einmal alles anders“.
Amazon-elektronische Rechnung
Bitte achten Sie drauf, dass Ihr Verkäufer die Ware aus Deutschland verschickt und gerne auch hier seinen Sitz hat. Viele Marketplace Verkäufer haben Ihren Sitz in China, aus diesen Rechnungen können Sie im allgemeinen keine Vorsteuer ziehen. Sie müssen in diesem Fall also brutto=netto kalkulieren. In jedem Fall müssen die grundsätzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein. Sie müssen ab dem 01.07.2021 ein Amazon Business Konto nutzen, andernfalls geht ihr Verkäufer davon aus, dass er an eine Privatperson (B2C) liefert, was zu falschen USt Berechnungen führen kann.
Sollten Sie als Unternehmer bei einer grenzüberschrei-tenden Lieferung oder sonstigen Leistung Umsatzsteuer zahlen, melden Sie sich bitte umgehend bei uns, dies ist in 99% der Fälle nicht richtig.
Über Getmyinvoices.com oder Invoicefetcher haben Sie die Möglichkeit, alle Amazon-Rechnung vollautomatisch als digitale Belege nach Unternehmen online zu übertragen.
Belegersetzendes Scannen
Sie möchten die Papierbelege nicht aufbewahren?
Kein Problem:
Die Voraussetzung für das sogenannte belegersetzende Scannen (auch RESI-Scan) ist insbesondere eine Verfahrensdokumentation darüber, wie der Scanvorgang mit den nachgelagerten Prozessen vonstatten geht.
Wir erstellen auf Wunsch gerne gemeinsam mit Ihnen eine solche Verfahrensdokumentation. Unsere Empfehlung ist aber eher, diese Zeit dafür zu nutzen, dass von vornherein möglichst wenig Papier im Unternehmen ankommt – dann muss es gar nicht erst gescannt werden.
In beiden Fällen verringern sich die Kosten für die Archivierung der Papierbelege deutlich, gleichzeitig sinkt das Risiko, die Belege endgültig zu verlieren.
DATEVconnect
Die DATEVconnect-Schnittstelle ermöglicht es den nutzenden Programmen, digitale Belege und Informationen unmittelbar mit Unternehmen online auszutauschen (bidirektional). Damit entfällt lästiges und fehleranfälliges Exportieren/Importieren sowie ggf. notwendiges Konvertieren vollständig. In der neuesten Version geschieht dies ohne ihr Zutun vollautomatisch!
Besser als DATEVconnect ist nur noch eine Vollintegration, diese lässt sich mit z.B. mit dem
DATEV-Kassenarchiv-online meinfiskal.de verwirklichen. Leider ist die Integration der Kassenhersteller bisher ungenügend.
DATEV Marktplatz
DATEV hat ca. 2015 den eigenen „Marktplatz“ ins Leben gerufen. Dank verlässlicher Schnittstellen konnten externe Partner für viele Sparten individuelle Lösung entwickeln. So lassen sich die Daten programmübergreifend nutzen.
Inzwischen gibt es hier für fast jeden Unternehmer sinnvolle Ergänzungen, die die die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen. Wenn Sie auf der Suche nach neuer Software für Ihr Unternehmen sind, schauen Sie zuerst auf dem DATEV-Marktplatz
Getmyinvoices
Bereits heute erhalten Sie digitale Rechnungen, sei es von der Telekom, von Amazon oder von SKN. Diese Rechnungen auszudrucken, hilft für den Vorsteuerabzug nicht.
Das Gute ist: Es geht sogar einfacher als ausdrucken! Getmyinvoices.com holt Ihre Rechnungen auf Wunsch vollautomatisch aus aktuell über 10.000 Rechnungs-Portalen, mit dabei insbesondere auch Telekom, Vodafone, Amazon, Mobilcom Debitel u.v.m.
Sie loggen sich einmalig über Getmyinvoices (GMI) ein, schon können die Rechnungen fortan automatisch importiert werden. Dank DATEVconnect Schnittstelle werden Ihre Rechnungen automatisch gesichert an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Damit sind sie GOBD konform gespeichert und Sie dürfen unter den weiteren Voraussetzungen des § 14 UStG die Vorsteuer ziehen, wir können sofort drauf zugreifen und sie im Rahmen der digitalen Buchführung berücksichtigen.
Scannen
Unsere Scannerbox ermöglicht es uns, Ihre Belege komplett in der Kanzlei einzuscannen. Mit einer Geschwindigkeit von 100 Seiten / Minute können normalerweise darauf warten, Ihre Belege gleich wieder mitzunehmen.
Effizienter ist es, wenn sie selber scannen, hier bieten wir diverse Workflow-Unterstützungen an, einige finden Sie auf dieser Unterseite.
Ab da können wir übernehmen, Sie können die Belege aber auch noch weiter bearbeiten. Ab Anfang 2022 soll die neue Version von Unternehmen online freigeschaltet werden, die endlich den Unternehmer als Zielperson hat und nicht mehr den Steuerberater. Da wird sich vieles deutlich positiv verändern, wir halten Sie auf dem Laufenden. Bei Interesse an Pilotphasen / Beta-Tests, melden Sie sich gerne unter Kontakt.
Scan App
Digitale Belege können auch per Scan-App erstellt werden. Noch besser ist es, gleich eine Beleg-App zu nutzen, wie z.B. Lidl sie anbietet https://www.lidl.de/c/lidl-plus/s10007388
Grundsätzlich eignet sich jede App die TIF oder PDF Dokumente erstellen kann hierzu.
Die beiden Apps DATEV Upload mobil sowie Scanbot bieten gleich die notwendige Schnittstellen zu Ihrer digitalen Buchhaltung. Die Dokumente werden in der App digitalisiert und unmittelbar hochgeladen. Damit sind die Belege GOBD-konform abgelegt, denn die aktuellen GOBD erlauben es inzwischen sogar Arbeitnehmern ausdrücklich, Belege im Falle einer Dienstreise im Ausland digital zu erfassen.
Vorsteuerabzug
Wann und ob ein Unternehmern die gezahlte Vorsteuer in seiner USt-Voranmeldung geltend machen darf, regelt insbesondere § 14 UStG. Wenn Sie vorsteuerabzugs-berechtigt sind, sollten Sie diesen Text zumindest einmal überflogen haben.
xRechnung / Zugferd
Zugferd und xRechnung beschreiben beide einen Datensatz mit Rechnungsinformationen.
Während Zugferd auch zwischen Unternehmen verwendet wird, handelt es sich bei der xRechnung um einen Datensatz (XML), der bereits seit Ende 2018 für Rechnungen an oberste Bundesbehörden zu verwenden ist! Die eRechnungs-Verordnung schreibt hier die xRechnung als Format vor, lässt aber auch andere Formate zu.
Der Anteil der eRechnungen an öffentliche Auftraggeber wird rasant steigen. In vielen Fällen ist eine digitale Rechnung schon heute Pflicht, diese Pflicht wird zügig ausgebaut.
Lösung: DATEV bietet u.a. hierfür das Produkt „Smarttransfer“ an, dieses ist mit quasi jedem Warenwirtschaftssystem und jeder Rechnungsschreibung kompatibel (Internetanschluss notwendig), da es sich als Druckertreiber installiert. Sie “drucken” die Rechnung über einen speziellen Treiber, statt im Drucker, wird sie automatisch so übermittelt, wie Sie es eingestellt haben (Brief / Mail / Portal).