Top Thema TSE Kassen

Seit dem 01.10.2020 sind die neuen Regeln für elektronische Kassensysteme endgültig in Kraft getreten. Für Sie bedeutet das zusätzlich zur Bonpflicht:

Die TSE schützt auch Sie als Unternehmer, wir empfehlen dringend die Aktivierung bzw. Nutzung, auch dann, wenn Sie rechtlich noch nicht dazu gezwungen sind. 

Dank der technischen Sicherheitseinrichtung ist es Unternehmern mit Bareinnahmen erstmals überhaupt möglich, diese rechtssicher zu erfassen! 
Mit der Aktivierung der TSE liegt es allein in Ihrer Hand, ob das Finanzamt in Zukunft im Rahmen einer Prüfung Zuschätzungen machen kann oder nicht.

Denn nur wenn Sie Kassenvorgänge nicht- oder in eine zweite (nicht TSE-)Kasse eintippen, drohen künftig noch Zuschätzungen. Dank Bonpflicht lassen sich beide Varianten vom Finanzamt nun leicht aufdecken.

Vor diesem Hintergrund wird sich das Finanzamt in den kommenden Jahren vornehmlich Betrieben ohne TSE-Kassen widmen.

Kasse digital? Jetzt TSE aktivieren

In 3 Schritten zur Automatisierung

Es ist denkbar einfach:
Sobald Sie Papier erhalten, bitten Sie künftig Ihren Lieferanten, die Rechnungen digital an eine gesonderte E-Mail Adresse (Rechnung@…) zu übersenden:

  • Jederzeit umsetzbar – Sie müssen nur anfangen
  • Wenig Aufwand – Dauer pro Lieferant unter 2 Minuten + 1x neue E-Mail einrichten 15 Minuten
  • Kein Papiereingang und so keine physische Aufbewahrung von Papier mehr (=weniger Kosten)
  • Verlust nahezu ausgeschlossen, zehnjährige Aufbewahrung sichergestellt
  • Daten liegen im Allgemeinen mindestens einen Tag schneller vor (keine Postlaufzeiten)
  • top Dokumentation der Wege der digitalen Belege
  • Basis für die Automatisierung,
    automatisierte Prozesse

Es wird eine automatische Weiterleitung an eine von uns bereitgestellte E-Mail Adresse eingerichtet:

  • Dateianhänge der Mails sind ohne Ihr Zutun GOBD konform sicher abgelegt
  • Alle haben sofort Zugriff
  • Keine Mehrfachbearbeitung, ein Datenbestand für Steuerberater und Mandant
  • Rechtlich notwendig für digitale Belege (GOBD)
  • kostenlos; die notwendigen Tools sind vorhanden bzw. kostenfrei
  • nur 1x Aufwand (10 Min für E-Mail- und Regel einrichten)

Sie wünschen, dass sich bei Ihnen nichts ändert?

Kein Problem!

Drucken Sie die digitale Rechnung einfach aus, (auch per Regel möglich),
ab dann kann sie wie ein Papier- Posteingang behandelt werden.

Der vorhandene digitale Beleg eröffnet aber neue Optionen:

  • Das bedruckte Papier ist nur noch eine Kopie der Rechnung und kann unter Umständen vernichtet werden
  • Finden statt Suchen: Schnellerer Zugriff dank umfassender Suchfunktion
  • Zahlungsanweisungen direkt aus Unternehmen online, keine Mehrfacherfassung von Daten
  • Integrierte Überwachung der offenen Posten
  • Zeitnahe/laufende Auswertungen Ihres Unternehmens sind möglich
  • Keine Aufbereitung der Unterlagen für den Steuerberater

Wir sind immer kurzfristig erreichbar und unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung!

Ihr Weg hin zu digitalen Belegen

Grundlagen digitale Belege

Die Belege Ihres Unternehmens sind aus steuerlicher Sicht sowie für Ihre (betriebswirtschaftlichen) Auswertungen das wichtigste Gut. Keine Buchung ohne Beleg steht in den GOB ganz weit vorne.
Früher nummerierten wir in der Steuerkanzlei in Norden im Rahmen der Buchführung zu diesem Zweck die Belege im Ordner und schrieben dieselbe Nummer entweder auf den Kontoauszug oder in das Feld „Belegnummer“, je nachdem, ob debitorisch/ kreditorisch (mit Forderungen/ Verbindlichkeiten) gebucht wurde oder nicht.

Gut einen Monat später bekamen der Mandant die Auswertung mit dem Hinweis „zum Jahresabschluss wird ohnehin noch einmal alles anders“.

Das geht in Zeiten der digitalen Buchführung auch anders:

Zeitnah

Dank der sofortigen Verfügbarkeit können wir eine arbeitstägliche Buchhaltung anbieten – Auswertungen bereits für den laufenden Monat sind problemlos realisierbar. Durch die direkte Verknüpfung des Buchungssatzes mit dem digitalen Beleg ist die notwendige retrograde Prüfbarkeit ideal sichergestellt.

Hierzu müssen Sie lediglich die Belege digital bereitstellen sobald diese in Ihrem Unternehmen ankommen. Zu einer ordnungsgemäßen Erfassung sind Sie handelsrechtlich ohnehin verpflichtet, digitalisieren ist eine Form davon.
Auf diese Weise ist der zeitnahe Zugriff auf alle Belege für alle Beteiligten sichergestellt.

Gemeinsame Datenbasis

Sie führen anschließend z.B. über das Banking-Modul von Unternehmen online die Überweisung zum Fälligkeitstermin aus, Ihr digitaler Steuerberater verbucht eine entsprechende Verbindlichkeit und verknüpft dabei dauerhaft den digitalen Beleg mit der Buchung. Wenn Sie ausschließlich digitale Rechnungen erhalten und schreiben, brauchen Sie künftig keinerlei Papier mehr zehn Jahre lang aufzubewahren! Das papierlose Büro rückt näher.

Alles wird besser

Das Ergebnis der Umstellung sind top aktuelle Zahlen im Rechnungswesen, ohne dass ein Beleg hierzu ihr Unternehmen körperlich verlassen musste – gleichzeitig ist der Beleg in der elektronischen Form dauerhaft gesichert.

Wir scannen ihre Belege kostenlos im Rahmen ihrer digitalen Buchhaltung

Mit dem regelmäßigen Scannen der Belege haben Sie in vielen Fällen schon alles getan, was Sie laufend steuerlich für Ihre digitale Buchführung erledigen müssen. Von dem „Rest“ lässt sich das Meiste inzwischen automatisieren, z.B. Ihre Ausgangsrechnungen über DATEVsmarttransfer, die Übernahme Ihrer Kassendaten über das DATEV Kassenarchiv online oder das Einlesen Ihrer Telekom- und Amazon-Rechnungen über Getmyinvoices. Alle Portale sorgen dafür, dass die Datenweitergabe ohne Ihr Zutun erfolgt, so bleibt Ihnen mehr Zeit für andere Dinge.

Das Scannen wird schnell weniger, indem Sie Ihre Lieferanten bitten, nur noch PDFs oder noch besser strukturierte Daten wie xRechnung oder Zugferd zu schicken. Bis dahin digitalisieren wir auch gerne Ihre Belege! Dank unserer Scannerbox haben wir einen optimalen Workflow für das Hochladen von Belegen, der von der Zeit her kaum ins Gewicht fällt und entsprechend nicht gesondert bepreist wird. Bei Fragen melden Sie sich gern.

Wir achten immer darauf, dass die gewählten Lösungen GOBD-konform sind und das Datenschutz-Recht beachten. So hat das Finanzamt an Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrer Steuer nichts auszusetzen. Ohne Digitalisierung geht das nur noch in seltenen Fällen: Sobald Sie digitale Rechnungen empfangen (Amazon/Telekom/Ostfriesischer Kurier) oder versenden, kommen Sie um DATEV Unternehmen online (DUO) effektiv nicht mehr herum. Die Vorgaben für die Aufbewahrung elektronischer Belege schreiben eine sichere Aufbewahrung (Dokumentenmanagementsystem) vor, DUO ist die cloud Lösung, die am besten in die folgenden Buchhaltungs-Prozesse eingebunden ist, auch wenn Marktplatz-Lösungen wie SevDesk oder Lexoffice dank der offenen Schnittstellen der DATEV deutlich aufgeholt haben.

Wir können diese Datensätze problemlos annehmen, sowohl bei Lexoffice als auch bei SevDesk haben wir Steuerberater-Accounts.

Digitales Fahrtenbuch

Wir empfehlen unseren Mandanten mit betrieblichen Fahrzeugen grundsätzlich, ein digitales Fahrtenbuch zu führen. Gute Erfahrungen haben wir dabei mit Vimcar gemacht, für einen dauerhaften Rabatt sprechen Sie uns bitte an.

Durch die Bank alle Mandanten, die auf zum digitalen Fahrtenbuch gewechselt haben, möchten es nicht mehr missen! Es ist bedeutend einfacher, schneller und spart damit Ihre Zeit, Geld und Nerven.

Amazon-elektronische Rechnung

Bitte achten Sie drauf, dass Ihr Verkäufer die Ware aus Deutschland verschickt und gerne auch hier seinen Sitz hat. Viele Marketplace Verkäufer haben Ihren Sitz in China, aus diesen Rechnungen können Sie im allgemeinen keine Vorsteuer ziehen. Sie müssen in diesem Fall also brutto=netto kalkulieren. In jedem Fall müssen die grundsätzlichen Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sein. Sie sollten ein Amazon Business Konto nutzen, andernfalls geht ihr Verkäufer davon aus, dass er an eine Privatperson (B2C) liefert, was zu falschen USt Berechnungen führen kann.

Sollten Sie als Unternehmer bei einer grenzüberschrei-tenden Lieferung oder sonstigen Leistung Umsatzsteuer zahlen, melden Sie sich bitte umgehend bei uns, dies ist in 99% der Fälle nicht richtig.

Über Getmyinvoices.com haben Sie die Möglichkeit, alle Amazon-Rechnung vollautomatisch als digitale Belege nach Unternehmen online zu übertragen.

Belegersetzendes Scannen

Sie möchten die Papierbelege nicht aufbewahren?

K(l)ein Problem:

Die Voraussetzung für das sogenannte belegersetzende Scannen (auch RESI-Scan) ist insbesondere eine Verfahrensdokumentation darüber, wie der Scanvorgang mit den nachgelagerten Prozessen vonstatten geht.

Wir erstellen gerne gemeinsam mit Ihnen eine solche Verfahrensdokumentation, empfehlen aber eher, dafür zu sorgen, dass möglichst wenig Papier bei Ihnen ankommt, dann muss es gar nicht erst gescannt werden.

In beiden Fällen verringern sich die Kosten für die Archivierung der Papierbelege deutlich, dabei sinkt gleichzeitig das Risiko, die Belege zu verlieren.

DATEVconnect

Die DATEVconnect-Schnittstelle ermöglicht es den nutzenden Programmen, digitale Belege und Informationen unmittelbar mit Unternehmen online auszutauschen (bidirektional). Damit entfällt lästiges und fehleranfälliges Exportieren/Importieren sowie ggf. notwendiges Konvertieren vollständig. In der neuesten Version geschieht dies ohne ihr Zutun vollautomatisch!

Besser als DATEVconnect ist nur noch eine Vollintegration, diese lässt sich mit z.B. mit dem
DATEV-Kassenarchiv-online verwirklichen.

DATEV Marktplatz

DATEV hat ca. 2015 den eigenen „Marktplatz“ ins Leben gerufen. Dank verlässlicher Schnittstellen konnten externe Partner für viele Sparten individuelle Lösung entwickeln. So lassen sich die Daten programmübergreifend nutzen.

Inzwischen gibt es hier für fast jeden Unternehmer sinnvolle Ergänzungen, die die die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen. Die Marktplatzteilnehmer setzen überwiegend die bidirektionale DATEVconnect-Schnittstelle ein. Zum DATEV-Marktplatz

Getmyinvoices

Bereits heute erhalten Sie digitale Rechnungen, sei es von der Telekom, von Amazon oder von SKN. Diese Rechnungen auszudrucken, hilft für den Vorsteuerabzug nicht.

Das Gute ist: Es geht sogar einfacher als ausdrucken! Getmyinvoices.com holt Ihre Rechnungen auf Wunsch vollautomatisch aus aktuell über 10.000 Rechnungs-Portalen, mit dabei insbesondere auch Telekom, Vodafone, Amazon, Mobilcom Debitel u.v.m.

Sie loggen sich einmalig über Getmyinvoices (GMI) ein, schon können die Rechnungen fortan automatisch importiert werden. Dank DATEVconnect Schnittstelle werden Ihre Rechnungen automatisch gesichert an das DATEV Rechenzentrum übertragen. Damit sind sie GOBD konform gespeichert und Sie dürfen unter den weiteren Voraussetzungen des § 14 UStG die Vorsteuer ziehen, wir können sofort drauf zugreifen und sie im Rahmen der digitalen Buchführung berücksichtigen.

Scannen

Unsere Scannerbox ermöglicht es uns, Ihre Belege komplett in der Kanzlei einzuscannen. Mit einer Geschwindigkeit von 100 Seiten / Minute können normalerweise darauf warten, Ihre Belege gleich wieder mitzunehmen.

Effizienter ist es, wenn sie selber scannen, hier bieten wir diverse Workflow-Unterstützungen an, einige finden Sie auf dieser Unterseite.

Ab da können wir übernehmen, Sie können die Belege aber auch noch weiter bearbeiten. Ab Anfang 2021 soll die neue Version von Unternehmen online freigeschaltet werden, die endlich den Unternehmer als Zielperson hat und nicht mehr den Steuerberater. Da wird sich vieles deutlich positiv verändern, wir halten Sie auf dem Laufenden. Bei Interesse an Pilotphasen / Beta-Tests, melden Sie sich gerne unter Kontakt.

Scan App

Digitale Belege können auch per Scan-App erstellt werden.

Grundsätzlich eignet sich jede App die TIF oder PDF Dokumente erstellen kann hierzu.

Die beiden Apps DATEV Upload mobil sowie Scanbot bieten gleich die notwendige Schnittstellen zu Ihrer digitalen Buchhaltung. Die Dokumente werden in der App digitalisiert und unmittelbar hochgeladen. Damit sind die Belege GOBD-konform abgelegt, denn die aktuellen GOBD erlauben es inzwischen sogar Arbeitnehmern ausdrücklich, Belege im Falle einer Dienstreise im Ausland digital zu erfassen.

Vorsteuerabzug

Wann und ob ein Unternehmern die gezahlte Vorsteuer in seiner USt-Voranmeldung geltend machen darf, regelt insbesondere § 14 UStG. Wenn Sie vorsteuerabzugs-berechtigt sind, sollten Sie diesen Text zumindest einmal überflogen haben.

xRechnung / Zugferd

Zugferd und xRechnung beschreiben beide einen Datensatz mit Rechnungsinformationen.

Während Zugferd auch zwischen Unternehmen verwendet wird, handelt es sich bei der xRechnung um einen Datensatz (XML), der bereits seit Ende 2018 für Rechnungen an oberste Bundesbehörden zu verwenden ist! Die eRechnungs-Verordnung schreibt hier die xRechnung als Format vor, lässt aber auch andere Formate zu.

Der Anteil der eRechnungen an öffentliche Auftraggeber wird rasant steigen. In vielen Fällen ist eine digitale Rechnung schon heute Pflicht, diese Pflicht wird zügig ausgebaut.

Lösung: DATEV bietet u.a. hierfür das Produkt „Smarttransfer“ an, dieses ist mit quasi jedem Warenwirtschaftssystem und jeder Rechnungsschreibung kompatibel (Internetanschluss notwendig), da es sich als Druckertreiber installiert. Sie „drucken“ die Rechnung über einen speziellen Treiber, statt im Drucker, wird sie automatisch so übermittelt, wie Sie es eingestellt haben (Brief / Mail / Portal).