Digitale Buchhaltung: Die besten Tools für DATEV-Mandanten 2026
Wer die digitale Buchhaltung konsequent umsetzt, spart Zeit, vermeidet Fehler und erfüllt seine steuerlichen Pflichten quasi automatisch. Diese fünf Tools nutzen unsere Mandanten – und sie funktionieren.
1. Quicksteps (MS Outlook) – Belegablage mit einem Klick
Kaum aufwändiger als eine einfache Weiterleitungsregel: Ein Quickstep in MS Outlook erledigt die Belegablage mit einem einzigen Klick. Einzurichten über Quicksteps | Neu.
2. DATEV Marktplatz – die richtige Branchensoftware finden
Auf der Suche nach neuer Software? Der DATEV Marktplatz listet branchenspezifische Tools mit GoBD-konformer DATEV-Schnittstelle – inzwischen mit Nutzerbewertungen. Wir unterstützen bei Auswahl und Einrichtung.
Unter datev-community.de gibt es außerdem eine bebilderte Anleitung zur Belegdigitalisierung – inkl. Einstellungen für verschiedene Scanner.
3. meineKanzlei.io – sicherer Datenaustausch ohne E-Mail
Unser Mandantenportal www.meineKanzlei.io verbindet Sie direkt mit unserem DATEV-Arbeitsplatz. Kein E-Mail-Verkehr, keine verschlüsselten Anhänge – sicherer Datenaustausch, so einfach wie möglich. Vorläufe, Aufstellungen und andere Dokumente stellen wir dort direkt für Sie bereit.
4. Scan-App „Upload mobil“ – Papierbelege unterwegs digitalisieren
Für einzelne Papierbelege unterwegs – oder die Schornsteinfeger-Rechnung zu Hause – bietet sich die Scan-App von DATEV an. Voraussetzung ist ein Zugang via Smartlogin. Den richten wir Ihnen kostenlos ein, auch telefonisch – in unter fünf Minuten.
Anleitung direkt bei DATEV aufrufen →
5. Invoicefetcher – Rechnungen automatisch abholen
Invoicefetcher holt automatisch Rechnungen von Portalen ab, auf denen Sie sich sonst manuell einloggen müssten – zum Beispiel Amazon Business oder Telekommunikationsanbieter, die keine E-Mail-Rechnungen verschicken. Die abgerufenen Rechnungen landen direkt in Ihrer Buchhaltung.
6. Rechnungs-E-Mail – Rechnungseingang automatisch archivieren
Mit einer dedizierten Rechnungs-E-Mail-Adresse erfüllen Sie Ihre steuerlichen Pflichten, ohne noch etwas tun zu müssen. So geht’s:
- Richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen ein – möglichst kurz, z. B. re@ihr-unternehmen.de
- Teilen Sie diese Adresse allen Lieferanten mit. Bitten Sie um digitale Rechnungen, wenn möglich im ZUGFeRD-Format.
- Richten Sie in „Belege online“ die Zugangsart „E-Mail“ ein – oder sprechen Sie uns an.
- Legen Sie eine Regel an, die eingehende Mails automatisch weiterleitet.
Ergebnis: Die Rechnung landet wie gewohnt in Ihrem Posteingang – und ist gleichzeitig steuerlich korrekt archiviert. Keine Papierablage. Keine Aufbewahrungsfristen im Kopf. Keine Termine. Einfach immer verfügbar.
7. Arbeitnehmer online – Lohnabrechnungen automatisch zustellen
Lohnabrechnungen automatisch zustellen – ohne Ihren Aufwand, ohne Mehrkosten. Ihre Mitarbeiter erhalten die Abrechnung direkt digital. Mehr zum Thema digitale Lohnabrechnung finden Sie hier.
Sie möchten wissen, welche dieser Tools zu Ihrem Betrieb passen? Sprechen Sie uns an – wir richten alles gemeinsam mit Ihnen ein.
