Buchhaltung richtig machen

Wir zeigen Ihnen, wie Unternehmer Ihre Grundaufzeichnungen möglichst effektiv erledigen können.

Buchhaltung ist vergleichbar mit Tetris: Die Belege kommen auf Sie “zugeflogen”, Sie müssen reagieren.
Wir sorgen dafür, dass Sie auf alles die passende Antwort haben! Denn

-> nur wer sofort Alles in die richtigen Bahnen lenkt, hat auf Dauer Spaß und ist langfristig erfolgreich!

Bedeutet, dass bei unseren Mandanten die Belegablage als laufender Prozess weitestgehend automatisch abläuft.

Wie dies auf den ersten Metern im Detail abläuft, habe ich auf dieser Seite zusammengetragen.

Bei Fragen zur Umsetzung Schnittstellen@steuern.pro. Wir richten Ihre Systeme so ein, dass alles dauerhaft funktioniert.

Unterlagen, die in Papierform Ihr Unternehmen erreichen, sind in Papierform vom Mandanten zehn Jahre aufzubewahren! Ein Scan ist in immer nur die Kopie des Belegs.

Unterlagen, die in digitaler Form ihr Unternehmen erreichen, werden unverändert an DATEV weitergeleitet (s.u.), wir sorgen dann dafür, dass die auch in zehn Jahren noch verfügbar sind.

Bank

Die Bank sendet nachts automatisch die Umsätze an DATEV („DATEV Rz Bankbuchen“). Funktioniert erst nachdem der Bank ein unterschriebenes Formular vorliegt.

  • Bei Neumandanten oder neuen Konten MT940-Export für die Vergangenheit
  • Wenn RZ Bankbuchen technisch ausgeschlossen, Anbindung über HBCI oder EBICS via DATEV Zahlungsverkehr oder selber machen in DUO (ausdr. nicht empfohlen)
  • Weitere Zahlungsdienstleister (Paypal/Stripe) werden
    vollständig integriert, immer per Schnittstelle

Ausgangsrechnungen

Sofern Ausgangsrechnungen erstellt werden, importieren wir diese
stapelweise und regelmäßig monatlich nach Rechnungsdatum!

Wir prüfen die Ausgangsrechnungen regelmäßig auf grundsätzliche
Richtigkeit, den Beleg selbst brauchen wir nur bei Besonderheiten.
-> Wir empfehlen digitales Versenden der Rechnungen
-> zur Aufbewahrung „BCC“ an DATEV.

So können wir die Vollständigkeit der Rechnungen einschätzen, sehen die offenen Posten und haben bessere Zahlen (Rechnung + Zahlung)

Eingangsrechnungen

Papierbeleg …

Abstellen! Nach Häufigkeit des Auftretens, einfach anfangen.
Wenn es sich nicht vermeiden lässt:
Mit Eingang / sofort

  • Aufnahme mit der DATEV Scan App
    • Alternativ Scanner 1-Klick Lösung
  • Beleg als „gescannt“ kennzeichnen (z.B. Haken dran)
    • Original Beleg 10 Jahre aufbewahren!
  • Absender kontaktieren „bitte digitale Rechnung an a@b.de“

Digitaler Beleg als E-Mail Anhang…

Digitaler Beleg über ein Portal (z.B. Amazon)

Automatischer Abruf und Übertrag nach DATEV,
z.B. über GetMyInvoices oder Invoicefetcher

Kasse

Wir empfehlen bei Bareinnahmen immer(!) eine TSE-Kasse
die Kassendaten importieren wir monatlich per Schnittstelle

  • Jeder mit Bargeld-Eingang sollte unbedingt eine TSE Kasse haben
    und diese immer einsetzen

    • Gibt es im Handy-Format
    • Nur dann sind die Bareinnahmen rechtssicher!
  • Barausgaben am besten vermeiden, wenn es nicht geht
    • Barausgabe sofort erfassen (s.o.) und
    • im DATEV Kassenbuch einzutragen
      • Bei Bilanzierern HARTE PFLICHT

Wenn Sie das alles umgesetzt haben, gibt es für Sie keinen Termin mehr, zu dem etwas „für den Steuerberater“ gemacht werden muss! Wir haben immer alle Belege und können einfach buchen.

Für viele Branchen empfehlen wir branchenspezifische Software-Lösungen, die z.B. Ihre Rechnungsschreibung automatisieren, sprechen Sie uns gerne an.