Die folgenden Ausführungen zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auf dieser Seite finden Sie eine kürze Übersicht und insbesondere Hinweise auf möglicherweise unerwartete Vorgaben für Sie und Ihr Unternehmen.

Jeder Betroffene sollte die gesamten GOBD zumindest einmal überflogen haben, wir unterstützen bei der Umsetzung mit Rat und Tat. Jetzt Termin vereinbaren.

Rechtliche Grundlagen

GOB

Die GOB sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, gesetzlich verankert in § 238 HGB.
Dieser bestimmt,

„jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte
und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung

ersichtlich zu machen“.

Im § 239 HGB finden sich weitere Anforderungen, u.a. haben die Aufzeichnungen

„vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“

zu erfolgen.
Die GOB wurden fortenwickelt zu den GOBD, bei diesen handelt es sich um Arbeitsanweisungen für die Finanz-Verwaltung.
Als solche entfalten sie keine unmittelbare Außenwirkung. Da die Ausführungen jedoch auf Gesetzen und Verordnungen beruhen, sollte man sich an die Vorgaben halten, um von vornherein Ärger mit dem Finanzamt aus dem Weg zu gehen.

GOBD

Die aktuell geltenden GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), wurden zuletzt am 28.11.2019 von der Finanzverwaltung neu aufgelegt.

Bei den GOBD handelt es sich um verwaltungsinterne Leitlinien, dies es nach Ansicht des Finanzamtes bei einer (digitalen) Buchhaltung einzuhalten gilt. Auch wenn einzelne Erfordernisse einer gerichtlichen Überprüfung nicht standhalten werden, empfehlen wir grundsätzlich, die Grundaufzeichnungen und die Ablage der (digitalen) Belege so aufzubereiten, dass auch das Finanzamt damit keine Probleme hat.

Aufbewahrungspflichten – Was

§ 257 HGB

Es sind neben den Dingen, die man erwarten würden auch sämtliche „Handelsbriefe“ aufzubewahren.
Es muss also jegliche geschäftliche dokumentierte Kommunikation mit Ihren Kunden und Lieferanten aufbewahrt werden. Dies schließt z.B. auch die Verhandlungen über Preisen oder Mengen, die geführt wurden ein. Von der Aufbewahrungspflicht sind sämtliche Medien betroffen, deshalb kann z.B. betriebliche Whatsapp-Kommunikation problematisch sein.

Aufbewahrungspflichten – Wie

Es ist der (1) Ausgangsbeleg  (2) unveränderbar aufzubewahren.

Bedeutet:

  1. Digitale Rechnungen sind digital aufzubewahren, analoge Rechnungen grds. analog.
    -> Wird also nur der Ausdruck einer PDF-Rechnung aufbewahrt, darf keine Vorsteuer gezogen werden.
  2. Speichern z.B. in einem Verzeichnis auf der Festplatte reicht dann nicht aus, wenn die Datei später ohne weiteres gelöscht/verändert werden kann.
    -> Notwendig ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), welches die Datei nicht „physisch“ löscht.

-> Abhilfe: Unternehmen online beinhaltet ein solches DMS und ist bei uns stets Teil der digitalen Buchführung.

Entscheidend ist also, dass die Belege so aufbewahrt werden, wie sie gekommen sind. Papier dementsprechend in Papierform und digitale Belege in digitaler Form.

Kassenführung

Das Thema Kassenführung hat im Jahr 2020 einen besonderen Fokus erhalten. Die Belegausgabepflicht ist in aller Munde, aber nicht die einzige Änderung. Insbesondere die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist für den ehrlichen Unternehmer ein großer Fortschritt: Dank ihr ist es erstmals möglich, Bareinnahmen rechtssicher zu vereinnahmen.

Fordern Sie gerne unser gesondertes Merkblatt an.

Die größtmögliche Integration bietet das DATEV Kassenarchiv online für weitere Information sehen sie sich das folgende Video an:

Keine Buchung ohne Beleg

Dies bedeutet, jede Buchung muss auf einen Beleg zurückzuführen sein, ebenso muss umgekehrt jeder Beleg einer Buchung zuzuordnen sein.

Nur Kaufleute?
Streng genommen ja, wir empfehlen auch allen anderen (Einnahmenüberschussrechnern), sich an die Vorgaben zu halten. Der Maßstab ist in diesem Fall mit Sicherheit nicht so streng.

Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist nichts anderes als eine Anleitung für Ihren Betrieb. Die GOBD setzen die Existenz einer Verfahrensdokumentation voraus, wir analysieren gemeinsam mit Ihnen die Notwendigkeit und helfen bei der Erstellung.

Verschlüsselte Dokumente

Ein gesicherter Austausch personenbezogener Daten ist Pflicht, die Frage ist nur „wie?“. Probleme werden unmittelbar verschlüsselte Belege bereiten:

Wir raten dringend von einer Verschlüsselung auf Dokumenten-Ebene ab.

Zum einen ist dies nur gefühlte Sicherheit, da die meisten Varianten in wenigen Minuten geknackt sind, zum anderen muss der Empfänger dieses Dokument gem. GOBD genau so verschlüsselt aufbewahren wie er es erhalten hat und dies ggf. sogar mehr als zehn Jahre! In zehn Jahren noch alle Passwörter zu kennen dürfte problematisch werden.


Besser ist entweder eine Verschlüsselung in einem ZIP-Container, der nur zum Transport der Nachricht dient oder die Bereitstellung von Belegen in einem Portal. Wir halten zu diesem Zweck einen Nextcloud-Datenspeicher bereit, über den beide Seiten sehr komfortabel Dateien austauschen können.

Aufbewahrungspflichten – Wie lange

Im Zweifel sollten Sie Ihre Unterlagen zumindest zehn Jahre aufbewahren. Geschäftsbriefe, die für die Buchführung nicht notwendig waren (z.B. Angebote, Vertragsverhand-lungen) sind sechs Jahre lang aufzubewahren.