Update 09.09.2022
Die Magie von Quicksteps (MS Outlook)! Belegablage mit einem(!) Klick.
Nur unwesentlich komplizierter als eine Regel zur Weiterleitung ist
ein Quickstep in MS Outlook.
Einzurichten über Quickstep|neu sorgt eine Einrichtung wie im
folgenden Bild für Belegablage mit nur einem Klick.
Außerdem können wir mit Ihnen mit MS Teams zusammenarbeiten,
sollten Sie hier noch auf z.B. Whatsapp setzen, melden Sie sich
gerne bei uns unter schnittstellen@datevnet.de oder buchen Sie
gleich einen Termin für ein kostenloses Kennenlernen
https://calendly.com/d/dmy-st2-gkh
Update 16.06.2022
Sie sind auf der Suche nach einer neuen Software für Ihr Unternehmen?
Der DATEV Marktplatz (https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/) listet inzwischen
sehr viele branchenspezifische Tools, die Schnittstellen zu den DATEV-Anwendungen
anbieten. Neuerdings können auch Bewertungen abgegeben werden, die Ihnen bei der
Entscheidungsfindung helfen können. Gerne unterstützen wir Sie bei Auswahl und
Einrichtung der Programme, ab dem 01.08.22 haben wir sogar einen Angestellten, der
insbesondere die technische Seite der Schnittstellen betreut.
Im Lohn gibt es außerdem Neuerungen, Sie können jetzt die Daten neuer Arbeitnehmer
bequem online so erfassen, dass wir diese übernehmen können, eine doppelte Erfassung
wird vermieden. Die neue digitale Lohnakte steht in den Startlöchern, wir werden sie
Ihnen nach offizieller Freigabe umgehend vorstellen.
Update 24.02.2021
Unter https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/HowTo-wie-bekomme-ich-schnell-
und-effizient-Belege-digitalisiert/
finden Sie eine bebilderte Anleitung, welche Möglichkeiten es gibt, betriebliche
Belege zu digitalisieren inkl. Einstellungen für verschiedene Scanner.
1. Nextcloud App
Unser Datenspeicher basiert auf einer Nextcloud-Anwendung.
Für die mobile Nutzung empfiehlt sich neben dem Browser die entsprechende App.
Für PCs gibt es außerdem eine Anwendung, die einen lokalen Ordner mit Ihrem
Datenspeicher synchronisiert:
nextcloud.com
2. Scan-App "Upload mobil"
Für einzelne Papier-Belege unterwegs oder auch für die Schornsteinfeger-Rechnung
zu Hause bietet sich die Scan-App von DATEV an. Voraussetzung für das direkte
Bereitstellen der gescannten Belege ist ein sicherer Zugang via Smartlogin.
Sollten Sie noch kein Smartlogin haben, richten wir Ihnen dies gerne kostenlos ein.
Das geht sogar am Telefon und ist in unter fünf Minuten erledigt.
Anleitung direkt bei DATEV aufrufen
3. Getmyinvoices (GMI)
GMI bietet die Möglichkeit, automatisch Rechnungen von verschiedenen Portalen
abzuholen.
Vor allem Amazon (Business!!) bietet sich an, ebenso diverse Telekommunikationsanbieter, die
Rechnungen nicht per E-Mail verschicken. Die Arbeit, jede einzelne Rechnung abrufen
zu müssen, erspart ihnen diese Tool. Die abgerufenen Rechnungen werden direkt in Ihre
Buchhaltung übertragen.
Free-Tarif über unsere Kanzlei
4. Rechnungs-E-Mail einrichten und nutzen
So digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang:
1. Richten sie eine E-Mail-Adresse nur für Rechnungseingänge ein.
2. Teilen Sie diese E-Mail allen mit, die Ihnen künftig Rechnungen schreiben.
Bitten Sie um eine digitale Rechnung, wenn möglich im ZUGFeRD-Format.
https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD
3. Richten Sie in Belege online die Zugangsart „E-Mail“ ein oder kontaktieren Sie uns.
4. Legen Sie eine Regel an, die alle Mails an diese Adresse automatisch an
Belege online weiterleitet (nur Outlook). Bei Ihnen erscheint die Mail wie gewohnt
als Posteingang, Sie haben aber ihre steuerlichen Pflichten hinsichtlich der
jeweiligen Rechnungen ohne Ihre weiteres Zutun bereits zu 100% erfüllt!
- Kein Verschicken von Unterlagen
- keine 10-jährige Papier-Aufbewahrung
- keine Termine, zu denen Sie etwas erledigen müssen.
-> Einfach Immer Verfügbar.
Anschließend können Sie durch Digitalisierung Ihres Rechnungsausgangs, Porto und
Zeit für das Kuvertieren und Frankieren der Rechnungen weiter sparen!
5. Arbeitnehmer online
Nehmen Sie auch Ihre Arbeitnehmer mit in die digitale Welt und lassen Sie Ihre
Lohnabrechnungen künftig automatisch zustellen, ohne dass Sie noch etwas damit
zu tun haben. Ohne Mehrkosten! https://www.datev.de/ano/faq.html
