Tools für die digitale Buchhaltung 2022

Update 16.06.2022 Sie sind auf der Suche nach einer neuen Software für Ihr Unternehmen? Der DATEV Marktplatz (https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/) listet inzwischen sehr viele branchenspezifische Tools, die Schnittstellen zu den DATEV-Anwendungen anbieten. Neuerdings können auch Bewertungen abgegeben werden, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können. Gerne unterstützen wir Sie bei Auswahl und Einrichtung der Programme, ab dem 01.08.22 haben wir sogar einen Angestellten, der insbesondere die technische Seite der Schnittstellen betreut. Im Lohn gibt es außerdem Neuerungen, Sie können jetzt die Daten neuer Arbeitnehmer bequem online so erfassen, dass wir diese übernehmen können, eine doppelte Erfassung wird vermieden. Die neue digitale Lohnakte steht in den Startlöchern, wir werden sie Ihnen nach offizieller Freigabe umgehend vorstellen. Update 24.02.2021 Unter https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/HowTo-wie-bekomme-ich-schnell- und-effizient-Belege-digitalisiert/ finden Sie eine bebilderte Anleitung, welche Möglichkeiten es gibt, betriebliche Belege zu digitalisieren inkl. Einstellungen für verschiedene Scanner.

1. Nextcloud App

Unser Datenspeicher basiert auf einer Nextcloud-Anwendung. Für die mobile Nutzung empfiehlt sich neben dem Browser die entsprechende App. Für PCs gibt es außerdem eine Anwendung, die einen lokalen Ordner mit Ihrem Datenspeicher synchronisiert: nextcloud.com

2. Scan-App

Für einzelne Papier-Belege unterwegs oder auch für die Schornsteinfeger-Rechnung zu Hause bietet sich die Scan App von DATEV an. Voraussetzung für das direkte Bereitstellen der gescannten Belege ist ein sicherer Zugang via Smartlogin. Sollten Sie noch kein Smartlogin haben, richten wir Ihnen dies gerne kostenlos ein. Das geht sogar am Telefon und ist in unter fünf Minuten erledigt. Anleitung direkt bei DATEV aufrufen

3. Invoicefetcher (IF) (kostenpflichtig, ab 3€/Monat)

IF bietet die Möglichkeit, automatisch von verschiedenen Portalen Rechnungen abzuholen. Vor allem Amazon bietet sich an, ebenso diverse Telekommunikationsanbieter, die Rechnungen nicht per E-Mail verschicken. Die Arbeit, jede einzelne Rechnung abrufen zu müssen, erspart ihnen IF. Die abgerufenen Rechnungen werden direkt in Ihre Buchhaltung übertragen. Übersicht Invoicefetcher mit Preisen

4. Rechnungs-E-Mail einrichten und nutzen

So digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang: 1. Richten sie eine E-Mail-Adresse nur für Rechnungseingänge ein. 2. Teilen Sie diese E-Mail allen mit, die Ihnen künftig Rechnungen schreiben. Bitten Sie um eine digitale Rechnung, wenn möglich im ZUGFeRD-Format. https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD 3. Richten Sie in Belege online die Zugangsart „E-Mail“ ein oder kontaktieren Sie uns. 4. Legen Sie eine Regel an, die alle Mails an diese Adresse automatisch an Belege online weiterleitet (nur Outlook). Bei Ihnen erscheint die Mail wie gewohnt als Posteingang, Sie haben aber ihre steuerlichen Pflichten hinsichtlich der jeweiligen Rechnungen ohne Ihre weiteres Zutun bereits zu 100% erfüllt! - Kein Verschicken von Unterlagen - keine 10-jährige Papier-Aufbewahrung - keine Termine, zu denen Sie etwas erledigen müssen. -> Einfach Immer Verfügbar. Anschließend können Sie durch Digitalisierung Ihres Rechnungsausgangs, Porto und Zeit für das Kuvertieren und Frankieren der Rechnungen weiter sparen!

5. Arbeitnehmer online

Nehmen Sie auch Ihre Arbeitnehmer mit in die digitale Welt und lassen Sie Ihre Lohnabrechnungen künftig automatisch zustellen, ohne dass Sie noch etwas damit zu tun haben. Ohne Mehrkosten! https://www.datev.de/ano/faq.html

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