Buchhaltung als Prozess

Auf dieser Seite erläutere ich unserer DATEV-Buchhaltung aus Sicht unserer Mandanten.
Hierzu brauchen wir nur ein E-Mail Konto und ein Handy, das Fotos machen kann.

Buchhaltung ist wie Tetris (in Echtzeit):
Wer stoppt, verliert.
RA Eike Hagena, Hagena Steuerberatung

Deshalb sorgen wir dafür, dass unsere Mandanten die Belegablage als laufenden Prozess ansehen.

Im Ergebnis entfällt so die Aufgabe „Buchhaltung machen“ weitestgehend!
Gleichzeitig ist das Ergebnis Ihrer Buchhaltung das Bestmögliche.

Wie dies im Detail abläuft, habe ich auf dieser Seite zusammengetragen.

Die folgenden Inhalte beschreiben den Basis-Baukasten, den jeder nutzen kann.
Für viele Anwendungen gibt es individuelle Lösungen, die es ihnen
noch einfacher machen; gerne besprechen wir dies mit Ihnen.

Umsetzung

Mit unserem Schnittstellenbeauftragten (Schnittstellen@datevnet.de) unterstützen
wir unsere Mandanten bei der Umsetzung vor Ort.

Bitte immer beachten:

Unterlagen, die in Papierform Ihr Unternehmen erreichen,
sind in Papierform zehn Jahre aufzubewahren!
Ein einfacher Scan ist in immer nur die Kopie des Belegs.
Rechtsanwalt Eike Hagena

Mehr zu den GOBD

Banken und Co

Ihre Bank sendet nachts automatisch die Umsätze an DATEV („DATEV Rz Bankbuchen“).
Funktioniert erst ab dem Zeitpunkt, an dem der Bank ein unterschriebenes Formular vorliegt.

Alternativen möglich, aber nicht empfohlen
Weitere Zahlungsdienstleister (Paypal/Stripe) werden
vollständig per Schnittstelle in die Buchhaltung
übernommen und laufend abgeglichen

Ausgangsrechnungen

Sofern Ausgangsrechnungen erstellt werden, importieren wir diese
stapelweise und regelmäßig monatlich nach Rechnungsdatum!

Wir prüfen die Ausgangsrechnungen regelmäßig auf grundsätzliche
Richtigkeit, den Beleg selbst brauchen wir nur bei Besonderheiten.
-> Wir empfehlen digitales Versenden der Rechnungen
-> zur Aufbewahrung „BCC“ an DATEV.

So können wir die Vollständigkeit der Rechnungen einschätzen,
sehen die offenen Posten und haben bessere Zahlen (Rechnung + Zahlung)

Eingangsrechnungen

Papierbeleg …

Abstellen!

Wenn es sich nicht vermeiden lässt:
Mit Eingang / sofort

Aufnahme mit der DATEV Scan App
- Alternativ Scanner 1-Klick Lösung
Beleg als „gescannt“ kennzeichnen (z.B. Haken dran)
- Original Beleg 10 Jahre aufbewahren!
Absender kontaktieren „bitte digitale Rechnung an a@b.de“

Digitaler Beleg als E-Mail Anhang…

Weiterleiten an DATEV (vieleZeichen@uploadmail.datev.de)
- Empfehlung Outlook!
  - Per Regel
  - Per Quickstep

Digitaler Beleg über ein Portal (z.B. Amazon)

Automatischer Abruf und Übertrag nach DATEV,
z.B. über GetMyInvoices oder Invoicefetcher

Kasse

Wir empfehlen bei Bareinnahmen immer(!) eine TSE-Kasse,
die Kassendaten importieren wir monatlich per Schnittstelle

Jeder mit Bargeld-Eingang sollte
unbedingt eine TSE Kasse haben
und diese vor allem immer einsetzen
- Gibt es im Handy-Format
- Nur dann sind die Bareinnahmen rechtssicher!
- Wir können die Daten importieren
Barausgaben sind zu vermeiden!
- Jede Barausgabe ist sofort zu erfassen (s.o.) und
- im DATEV Kassenbuch einzutragen