Tools für das Jahr 2021

Update 24.02.2021 Unter https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/HowTo-wie-bekomme-ich-schnell- und-effizient-Belege-digitalisiert/ finden Sie eine bebilderte Anleitung, welche Möglichkeiten es gibt, betriebliche Belege zu digitalisieren inkl. Einstellungen für verschiedene Scanner. 1. Nextcloud App Unser Datenspeicher basiert auf einer Nextcloud-Anwendung. Für die mobile Nutzung empfiehlt sich neben dem Browser die entsprechende App. Für PCs gibt es außerdem eine Anwendung, die einen lokalen Ordner mit Ihrem Datenspeicher synchronisiert: nextcloud.com 2. Scan-App Für einzelne Papier-Belege unterwegs oder auch für die Schornsteinfeger-Rechnung zu Hause bietet sich die Scan App von DATEV an. Voraussetzung für das direkte Bereitstellen der gescannten Belege ist ein sicherer Zugang via Smartlogin. Sollten Sie noch kein Smartlogin haben, richten wir Ihnen dies gerne kostenlos ein. Das geht sogar am Telefon und ist in unter fünf Minuten erledigt. Anleitung direkt bei DATEV aufrufen 3. Invoicefetcher (IF) (kostenpflichtig, ab 3€/Monat) IF bietet die Möglichkeit, automatisch von verschiedenen Portalen Rechnungen abzuholen. Vor allem Amazon bietet sich an, ebenso diverse Telekommunikationsanbieter, die Rechnungen nicht per E-Mail verschicken. Die Arbeit, jede einzelne Rechnung abrufen zu müssen, erspart ihnen IF. Die abgerufenen Rechnungen werden direkt in Ihre Buchhaltung übertragen. Übersicht Invoicefetcher mit Preisen 4. Rechnungs-E-Mail einrichten und nutzen Digitalisieren Sie Ihren Rechnungseingang: 1. Richten sie eine E-Mail-Adresse nur für Rechnungseingänge ein. 2. Teilen Sie diese E-Mail allen mit, die Ihnen künftig Rechnungen schreiben. Bitten Sie um eine digitale Rechnung, wenn möglich im ZUGFeRD-Format. https://de.wikipedia.org/wiki/ZUGFeRD 3. Richten Sie in Belege online die Zugangsart „E-Mail“ ein oder kontaktieren Sie uns. 4. Nach einer Weile Testlauf können Sie eine Regel anlegen, die alle Mails an diese Adresse automatisch an Belege online weiterleitet. Bei Ihnen taucht ganz normal eine Mail auf. Sie haben aber ihre steuerlichen Pflichten hinsichtlich der jeweiligen Rechnungen bereits zu 100% erfüllt! - Kein Verschicken von Unterlagen - keine 10-jährige Papier-Aufbewahrung - keine Termine, zu denen Sie etwas erledigen müssen. Einfach immer verfügbar. Anschließend ist Ihr Rechnungsausgang dran, sparen Sie Porto und Zeit für das Kuvertieren und Frankieren der Rechnungen! 5. Arbeitnehmer online Unter dem folgenden Link finden Sie eine kurze Tour durch Arbeitnehmer online, über dieses Portal können Ihre Arbeitnehmer künftig die Lohnabrechnungen ohne Ihr Zutun erhalten: datev.de/arbeitnehmer-online Ihre Arbeitnehmer wird es freuen, so finden auch sie bei Bedarf Ihre Unterlagen endlich wieder! Als Arbeitgeber finden Sie Ihre Lohnabrechnungen in Ihrem Unternehmen online (Shortlink "duo.datev.de") unter „Auswertungen Personalwirtschaft“. Falls Sie auf einzelne Links keinen Zugriff haben, unterstützen wir gerne bei der Einrichtung; wenn Sie weitergehende Fragen haben, melden Sie sich gern oder informieren Sie sich Website digitaler Steuerberater Ostfriesland.

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